Um software de RH para empresas é projetado para fazer o gerenciamento e automação das tarefas de recursos humanos. Em outras palavras, ele é responsável por integrar todas as funções necessárias para a gestão estratégica do capital humano.
Não importa o tamanho do negócio, todas as organizações podem se beneficiar com um software de RH. Inclusive, à medida que a empresa cresce, a gestão dos recursos humanos torna-se mais desafiante. Logo, é importante contar com a tecnologia para obter melhores resultados.
No entanto, para fazer uma boa escolha, é necessário saber o que avaliar em um software para que ele realmente atenda as necessidades do departamento de recursos humanos.
Quer saber mais sobre o uso de software de RH para empresas? Neste artigo falaremos sobre:
- Vantagens de usar um Software de RH
- Por que sua empresa deve ter um Software de RH
- Qual software de RH usar na sua empresa?
- Por que você deve sair do Excel e ter um Software de RH
Continue a leitura e confira o conteúdo completo!
Vantagens de se usar um Software de RH
Você ainda está com dúvida sobre por que sua empresa deve ter um software de RH? A seguir, entenda melhor quais são as principais vantagens de se usar um software de RH.
- Produtividade e Eficiência
- Melhoria da imagem do departamento de RH
- Maior retenção de talentos
- Melhoria nas tomadas de decisão
- Proteção de dados
- Acesso a diversas métricas
- Armazenamento seguro de documentos
- Administração mais eficiente e menos burocrática
- Melhoria na comunicação
- Conformidade com as regulamentações
1. Produtividade e Eficiência
Ao usar um software especializado para RH, é possível notar uma rápida melhoria na produtividade da equipe. Isso acontece devido a automatização de processos burocráticos, que demandam muito tempo para serem realizados de maneira manual.
Com esses processos sendo feitos automaticamente, os profissionais – desde assistentes à gestores – podem dedicar seu tempo para outros tipos de tarefas. Por exemplo, podem focar na elaboração e aplicação de estratégias para retenção de talentos.
2. Melhoria da imagem do departamento de RH
Alguns colaboradores não têm clareza das atividades e responsabilidades do departamento de RH. Por esse motivo, não enxergam como o trabalho dos profissionais do setor é importante.
Além disso, dependendo da cultura da empresa, pode ser que os colaboradores não sintam que o RH é o setor responsável por fazer a gestão de pessoas. Afinal, os profissionais de recursos humanos têm dificuldade em mostrar o impacto dos seus projetos na satisfação e no dia a dia dos funcionários.
Vale destacar que o RH é um departamento ligado a atividades burocráticas e processuais. Portanto, é mais desafiante ainda que colaboradores tenham compreensão de tudo o que acontece na área.
Dito isso, um software bem projetado e fácil de usar pode ajudar a mudar as impressões de seus colaboradores sobre o departamento de RH. Isso porque, com ele, as tarefas serão mais organizadas e os profissionais de recursos humanos podem implementar melhores estratégias, utilizando, por exemplo, o recurso de People Analytics.
3. Maior retenção de talentos
Um dos maiores desafios do departamento de recursos humanos é a retenção de talentos, e um software para RH pode oferecer funcionalidades que ajudam com essa questão.
As empresas gastam muito dinheiro e tempo com o recrutamento e treinamento de novos colaboradores. Portanto, não manter os talentos da organização é um grande problema.
Segundo dados divulgados pela Korn Ferry, existirá uma falta de 85 milhões de profissionais qualificados no mundo até o ano de 2030. No Brasil, esse número é de 18 milhões de pessoas.
Isso significa que muitas vagas ainda podem surgir, mas ficarão em aberto, já que o RH não conseguirá encontrar as pessoas ideais para ocupá-las. Esse é apenas um dos motivos para que a retenção de talentos seja tão importante nas organizações.
Também é importante destacar que, depois da pandemia, o comportamento dos profissionais mudou. Eles estão em busca de empregos que oferecem melhor qualidade de vida, com mais benefícios, trabalho remoto e assim por diante.
Entre julho de 2021 e julho de 2022, o Brasil registrou cerca de 6,5 milhões de pedidos de demissão. Esse número é um recorde, que acontece em um momento com alto índice de desemprego.
Dito isso, conseguir bons profissionais é crucial, mas retê-los é ainda mais crítico. Por esse motivo, é importante desenvolver e aplicar estratégias para ter sucesso com a retenção de funcionários.
Com um software você pode realizar avaliações de desempenho e os gestores podem aplicar reuniões one-on-one para dar e receber feedbacks, o que é muito importante para manter talentos.
4. Melhoria nas tomadas de decisão
Quando uma empresa utiliza diferentes ferramentas com informações relacionadas à gestão de pessoas, os profissionais de RH podem ficar frustrados, já que gastam muito tempo para analisar os dados.
Com isso, as tomadas de decisões podem não ser as melhores. Afinal, as informações podem estar desorganizadas ou incorretas.
Além disso, leva-se muito tempo para conseguir analisar todos os dados e compreender qual é o melhor caminho a seguir.
Entretanto, com o uso de tecnologia para RH, é possível ter todas as informações no mesmo lugar. Assim, é possível tomar decisões de maneira mais rápida e mais eficiente.
5. Proteção de dados
Os dados relacionados aos colaboradores, da empresa e dos processos do RH, estão seguros em um software – desde que ele seja um sistema de qualidade.
Quando a gestão de dados é feita de maneira manual, erros podem acontecer. Eles vão desde a inclusão incorreta de informações até o vazamento de dados, que pode ocorrer propositalmente ou não.
Vale destacar que o RH deve estar preparado e orientar toda a empresa sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados. Com aprovação em 2018, essa Lei (13.709) determina os princípios, direitos e deveres que devem ser observados ao fazer o tratamento de dados pessoais.
Portanto, hoje em dia, todas as empresas que incluem as informações sobre seus clientes em sua base de dados precisam seguir os procedimentos da LGDP.
6. Acesso a diversas métricas
O acesso às métricas analíticas é essencial para o gerenciamento de custos do RH, riscos e conformidade e outras questões envolvendo os colaboradores.
Um sistema de RH para empresas pode fornecer todas as métricas para que uma gestão eficiente seja realizada. Isto é, o departamento de RH pode elaborar estratégias futuras e analisar o que está funcionando ou não.
Além disso, o fácil acesso a dados precisos e visíveis em tempo real ajuda as empresas a conectarem indicadores e metas corporativas.
Outra questão importante é o People Analytics, que nada mais é do que uma metodologia baseada na coleta e análise de dados da gestão de pessoas de uma organização. Tudo isso ajuda na tomada de decisões e pode gerar melhores resultados para a empresa.
7. Armazenamento seguro de documentos
Como já citamos, um software de RH é seguro para armazenar dados, mas também é importante destacar que isso também vale para guardar documentos. Todos os arquivos são mantidos em sigilo, no caso do RH, especialmente os de colaboradores.
Com o software, você protege a segurança e o sigilo dos documentos de cada funcionário, bem como de qualquer outra informação que o departamento de RH não queira divulgar.
Vale destacar que essa questão é muito importante quando se trata de ESG, sigla em inglês para Environmental, Social and Governance (Ambiental, Social e Governança).
ESG é um conjunto de práticas que devem ser implementadas pelas empresas, com foco não somente em obter seu crescimento sustentável, mas também se preocupar com o meio ambiente e o bem-estar social.
O grande objetivo do ESG é fazer a remodelação de comportamentos nocivos que estão presentes no mundo corporativo. Isso porque, essas atitudes afetam o meio ambiente, a sociedade e a economia. Ou seja, elas não são sustentáveis.
Para aplicar o ESG de maneira eficiente na empresa, algumas das práticas necessárias são a proteção de dados e privacidades dos clientes e melhoria da satisfação dos funcionários.
8. Administração mais eficiente e menos burocrática
Quando uma companhia tem muitos funcionários, a quantidade de dados é enorme. Os profissionais de RH precisam manter o controle de salários, benefícios, férias, licenças médicas e muito mais!
Manter uma boa administração de todos esses dados é um trabalho de tempo integral e, em algumas empresas, manual. Logo, era comum que o departamento de RH ficasse abarrotado de enormes arquivos em papel.
Hoje em dia, isso tudo mudou. Graças a um software de RH, é possível gerenciar todas as tarefas administrativas por meio de uma interface rápida e amigável.
9. Melhoria na comunicação
Falar com a pessoa certa pode ser um grande desafio em grandes empresas. Especialmente se os colaboradores trabalham em diferentes departamentos.
Essa é uma questão muito importante, já que uma maior interação entre RH e outros setores pode gerar maior produtividade. Um sistema de recursos humanos pode ajudar a comunicação. Afinal, todos os dados pessoais são salvos no mesmo lugar.
Quando se trata de questões mais básicas, você pode encontrar facilmente no sistema:
- Nomes dos colaboradores;
- Descrições de cargos;
- Informações de contato;
- Departamento.
Assim, você pode acessar todas as informações que precisa antes de entrar em contato com o colaborador.
10. Conformidade com as regulamentações
Garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações que dizem respeito às leis trabalhistas é uma responsabilidade dos recursos humanos.
Porém, com tantas regras a seguir, realizar todas as tarefas de maneira manual pode resultar em falha humana, o que prejudica a empresa.
Ao utilizar um software para fazer a gestão de pessoas, você evita que problemas ocorram quando se trata de leis trabalhistas. Afinal, pode ter uma gestão muito mais organizada e eficiente.
Por que sua empresa deve ter um Software de RH
Afinal, por que sua empresa deve ter um software de RH? E será que todas as organizações precisam investir em tecnologia para RH?
Hoje em dia, vivemos um cenário onde as soluções tecnológicas estão presentes em nossa rotina diária, tanto na vida pessoal quanto profissional.
Quando se trata de ambiente corporativo, existe uma variedade de opções de softwares que são desenvolvidos para as mais diversas necessidades. Você pode encontrar desde sistemas para o setor de marketing até para a gestão do RH.
Para que você tenha uma noção mais clara sobre o que estamos falando, a indústria de software e serviços de tecnologia da informação e comunicação no Brasil teve uma produção estimada de US$ 53,3 bilhões em 2021. Isso significa um crescimento de 6,5% em relação ao ano de 2020. Já em 2022, estima-se que o mercado de TI encerre o ano com crescimento de 23,4%.
Esses números mostram o quanto a tecnologia está em crescimento e oferecendo soluções tanto para a população quanto para as empresas.
Um software de RH para empresas é uma tecnologia utilizada com o objetivo de simplificar a maneira tradicional de fazer o gerenciamento das funções de recursos humanos.
Com ele, é possível tornar o negócio mais consistente e alinhado com o bem-estar dos colaboradores, bem como seguir todas as leis trabalhistas.
Além disso, é importante destacar que, com esse tipo de sistema, os profissionais de RH não precisam utilizar diversas planilhas ou ferramentas. Tudo fica concentrado em apenas um lugar.
Dessa maneira, todo o trabalho fica mais organizado, seguro, produtivo e eficiente. Mas, a seguir, vamos entender melhor quais são os principais motivos para que empresas invistam no uso de um software de RH.
Centralização das informações
Quando as informações são distribuídas em muitas ferramentas, geralmente, o departamento de RH tem um grande trabalho para centralizá-las. Essa é uma tarefa que demanda muito tempo dos profissionais e costuma gerar muitos gastos para a empresa.
Entretanto, ao utilizar um software de RH para empresas, é possível corrigir essa situação, já que as informações serão centralizadas em apenas um lugar.
Como consequência, isso proporciona uma melhor realização das tarefas, o que poupa tempo dos profissionais de recursos humanos, bem como a redução de custos para a empresa.
Fácil criação e acesso a relatórios
Para que uma gestão seja eficiente, é essencial fazer a coleta e organização de informações. Quando o departamento de RH não investe em tecnologia, costuma criar e acessar dados de maneira manual. Ou seja, geralmente utilizam planilhas.
Porém, isso pode gerar muitos problemas, como a inclusão incorreta de informações ou falta de atualizações, por exemplo.
Por outro lado, os softwares de RH possibilitam criar relatórios que podem ser facilmente atualizados e que são armazenados de maneira segura.
Economia de tempo, custos e falhas
Você já deve ter compreendido essa questão, mas vale reforçar que a implementação de um software de RH proporciona a automação de processos, o que oferece economia de tempo e de custos.
Por exemplo, esse tipo de sistema diminui muito o tempo gasto na execução do processo de folha de pagamento. Você não precisa monitorar o atendimento manualmente para obter o salário certo a ser pago para cada funcionário.
O erro humano é outra questão que gera retrabalho e gastos, mas que pode ser evitado com o uso de um software. Ao automatizar as funções burocráticas do RH, você pode reduzir a probabilidade de erros comuns, como entradas duplicadas de informações.
Maior transparência com os colaboradores
Uma mudança importante que um software de RH pode proporcionar é tornar o feedback de desempenho mais frequente.
Em vez de realizar uma reunião anual de feedback, os gestores da empresa podem aplicar esse retorno aos colaboradores sempre que for necessário ou orientado pelo RH.
Quanto mais construtivo for o feedback, maior é a probabilidade do funcionário considerá-lo aceitável e útil. Consequentemente, ele pode se sentir mais valorizado e o seu desempenho pode aumentar. Afinal, é ótimo quando uma pessoa é reconhecida por realizar um bom trabalho.
Gera insights e análises
Nos dias atuais, é desafiante compreender uma decisão de negócios tomada sem dados sólidos e que justifiquem a decisão. Então, por qual motivo as decisões relacionadas à gestão de pessoas não são tomadas a partir da análise de dados?
O grande problema com as abordagens tradicionais é a falta de dados que possam oferecer insights mensuráveis.
Um software de RH para empresas gera relatórios que podem ajudar a gerar insights, bem como realizar análises para as tomadas de decisões.
Portanto, embora seja necessário fazer um investimento financeiro para utilizar essa solução, existem diversos motivos para utilizá-la. Ou seja, trata-se de um investimento importante e valioso para o departamento de RH.
Vale destacar que o ROI (Retorno Sobre Investimento) do software é alto, já que os processos automatizados de RH ajudam a empresa a obter economia de dinheiro.
Por último, mas não menos importante, os profissionais de recursos humanos podem economizar muito tempo ao automatizar tarefas burocráticas. Com isso, seu tempo pode ser dedicado para a realização de atividades mais estratégicas, como a elaboração de ações para engajamento, cultura da empresa e retenção de talentos.
Qual Software de RH usar na sua empresa?
Agora que você já sabe como uma solução tecnológica pode ajudar na gestão de pessoas, pode ser que esteja se perguntando qual software de RH usar na sua empresa.
Como você pode encontrar a opção ideal que possui as funções básicas e os recursos específicos que o departamento de RH da sua empresa precisa?
Com o avanço da tecnologia, hoje em dia, é possível encontrar no mercado algumas opções de software de RH para empresas. Porém, isso não quer dizer que todas elas realmente podem atender às suas necessidades.
Inclusive, as ferramentas disponíveis no mercado atendem a diferentes subsistemas de RH. Esses subsistemas agrupam as funções do departamento de recursos humanos em diferentes áreas, com diferentes objetivos, mas conectados. Eles são divididos em 5 categorias, que são:
- De provisões de pessoas;
- De aplicação de pessoas;
- De manutenção de pessoas;
- De desenvolvimento de pessoas;
- De monitoramento de pessoas.
Dito isso, é importante saber qual ou quais subsistemas são mais importantes (urgentes) para o RH e escolher uma opção que seja adequada para ele.
Por exemplo, se existe a dificuldade em desenvolver e reter talentos, o ideal é investir em uma solução com funcionalidades que atendam aos subsistemas de manutenção e desenvolvimento de pessoas.
É importante fazer isso quando o departamento está sobrecarregado com os processos de demissões e admissões de colaboradores. Logo, é necessário contar com um software que ajude estrategicamente a fazer a gestão de RH com foco na gestão de pessoas.
TeamGuide para a manutenção e desenvolvimento de pessoas
O TeamGuide foi desenvolvido para atender um RH que foca no seu papel estratégico, que se preocupa em gerar e analisar resultados, bem como em desenvolver colaboradores e ter um acompanhamento ativo das lideranças. Esse é o software que te ajudará a implantar uma gestão eficiente de pessoas.
Com a plataforma você pode fazer:
- Fazer uma gestão eficiente de documentos e dados: você pode fazer a coleta e acompanhamento dos dados mais relevantes, de maneira simples e segura. Assim, é possível fazer o acompanhamento individual de cada funcionário, acessando o histórico de salários, bônus, férias, promoções, etc.
- Acompanhar um termômetro de trabalho: a prevenção de burnout é algo que se tornou essencial nos dias atuais. Portanto, receba feedbacks dos colaboradores sobre a carga de trabalho de cada um deles. Com isso, mantenha uma melhor qualidade de vida no ambiente de trabalho.
- Proporcionar bem-estar emocional: ofereça ferramentas de autoconhecimento para seus colaboradores, como o rastreador de humor. Nessa ferramenta, os funcionários podem fazer sua autoavaliação de forma sigilosa. Essa é uma medida muito importante, que ajuda os profissionais a acompanharem seus sentimentos e emoções.
- Tomar decisões baseadas em dados seguros: o TeamGuide ajuda a realizar o acompanhamento individual e eficiente dos colaboradores da empresa. Isso acontece porque o software armazena dados relevantes em um só lugar. Assim, você pode acessá-los de maneira prática e tomar melhores decisões.
Entenda melhor a seguir quais são os principais recursos em uma plataforma para recursos humanos e que também fazem parte do TeamGuide.
People analytics
Você quer ir muito além quando o assunto é análise de métricas? Bem, se a resposta foi sim, saiba que você pode aprimorar sua gestão de pessoas com o recurso de People Analytics.
No momento de procurar um software de RH, verifique se ele oferece essa opção, que pode gerar ótimos insights para a sua equipe.
No caso do TeamGuide, com esse recurso, você pode acompanhar a jornada dos colaboradores da empresa ao consultar gráficos e métricas. Isto é, você terá acesso a dados seguros, o que te ajudará a tomar medidas mais eficientes para ter melhor retenção e engajamento das equipes.
Com as métricas do people analytics, você pode:
- Definir indicadores que devem ser acompanhados;
- Controlar a variação dos indicadores;
- Avaliar em tempo real os principais indicadores;
- Tomar as melhores decisões;
- Desenvolver e aplicar estratégias para correção de problemas.
Gestão de talentos
O gerenciamento de talentos é um dos fatores mais importantes a considerar no momento de escolher um software de RH.
Um sistema desenvolvido para ajudar na gestão de talentos, geralmente, é composto por alguns recursos específicos. Todos eles têm como objetivo desenvolver habilidades, gerar motivação, recompensar os colaboradores e retê-los – ou facilitar a sua saída, caso ele não siga a cultura e valores da empresa.
Nos últimos anos, a ênfase na gestão de talentos mudou para o desenvolvimento de habilidades e maior conscientização de como as habilidades se encaixam nas descrições de cargos e planos de carreira.
Portanto, ao escolher um software, preste atenção em quão bom ele é para fazer o gerenciamento de desenvolvimento dos funcionários. Algumas funcionalidades importantes são:
- Pesquisa de engajamento: trata-se de uma ferramenta utilizada para medir qual é o nível de comprometimento de cada colaborador, de acordo com os objetivos que a empresa deseja alcançar.
- Avaliação de desempenho: esse é um processo que deve ser aplicado de maneira contínua. A avaliação é realizada para medir e desenvolver questões técnicas e comportamentais dos funcionários da empresa.
- Plano de desenvolvimento individual: também conhecido como PDI, esse é um recurso muito importante para a retenção de talentos. Graças a ele, é possível ter acesso a um caminho de aprendizado para cada colaborador. Ou seja, é possível trazer quais medidas devem ser aplicadas para que cada funcionário chegue aonde deseja chegar na empresa.
- Reuniões 1-1: as reuniões de 1-1 (one-on-one) nada mais são do que conversas individuais que são realizadas entre líder e liderado. Esse modelo de reunião tem como objetivo melhorar a gestão de pessoas nas empresas, sendo muito importante para desenvolver futuras lideranças.
Gestão de metodologia de OKR
Os Objetivos e Resultados-Chave, conhecidos como OKR, nada mais são do que uma metodologia que está cada vez mais presente nas empresas, especialmente as localizadas no Vale do Silício.
Tanto os objetivos quanto os resultados-chave são importantes para a definição de metas claras, que são importantes para que as pessoas mantenham-se engajadas e com um bom desempenho na empresa. Porém, para que essa metodologia realmente gere bons resultados, é essencial que ela tenha uma boa gestão.
Os principais benefícios da gestão de metodologia de OKR são:
- Gestão mais transparente e com foco em resultados;
- Incentivo ao alinhamento estratégico;
- Processo de tomada de decisão baseado em dados;
- Aumento do desempenho e performance da organização.
Por que você deve sair do Excel e ter um Software de RH
Se você ainda não utiliza um software para recursos humanos, provavelmente faz o uso de diversas planilhas de Excel, o que pode estar prejudicando a sua gestão de pessoas.
Mas, afinal, por que você deve sair do Excel e ter um software de RH?
Aqui estão alguns dos principais motivos para você trocar as planilhas por um software especialista para recursos humanos.
Os dados estão em risco
Geralmente, as planilhas são mantidas em computadores/servidores. Portanto, se você estiver compartilhando dados dentro de uma equipe e outros colegas precisarem usá-los, precisará garantir que apenas um usuário use o conjunto de dados por vez para evitar conflitos de informações.
Ainda mais arriscado é, se o arquivo estiver protegido por senha e o usuário esquecer a senha, você corre o risco de perder todas as informações rapidamente.
Anos ou meses, semanas ou dias de esforço podem passar em vão com um simples erro humano.
Dificuldade em identificar e responsabilizar erros
Se houver várias pessoas acessando os mesmos dados confidenciais de RH em uma equipe, elas podem fazer alterações no documento original sem fluxo de aprovação e podem manipular valores, por engano ou sem a devida autoridade.
Seria difícil descobrir quem fez qual mudança, dificultando a responsabilização do responsável.
Falta de acesso a informações em tempo real
Os dados de RH continuam mudando constantemente, devido a diferentes necessidades de negócios, como:
- Novas contratações;
- Desligamentos;
- Atualizações de contatos;
- Atualizações de registros de férias;
- Atualizações de dados bancários;
- E muitas outras informações.
Assim, não é possível atualizar imediatamente todos os dados recebidos por e-mails e formulários. Em planilhas do Excel, é necessário que exista um processo de verificação que é tedioso e manual.
Além disso, às vezes os gerentes podem esquecer de registrar a licença ou de enviar um e-mail para o RH, dificultando ainda mais a precisão e a integridade dos dados.
Uso de papel
Os funcionários precisam preencher formulários para solicitações diferentes e, em seguida, precisam obter a aprovação de vários departamentos. Por fim, precisam enviar os formulários manualmente ao departamento de RH.
Muita papelada e tempo são consumidos para garantir as aprovações de vários gerentes, que como todos sabemos, sempre estão pressionados pelo tempo. Portanto, é hora de mudar para um ambiente sem papel.
Dados dispersos em vários locais
As equipes de RH precisam gerenciar várias planilhas, como uma para solicitação de licença, uma para salário, uma para contatos, uma para conta bancária, e assim por diante. Tudo isso pode estar em um único arquivo de planilha ou em vários arquivos.
Com isso, existe um risco razoável de duplicação de dados e também extravio dos arquivos, substituição de arquivos em uma pasta diferente, armazenamento dos mesmos arquivos em vários locais no servidor de arquivos e assim por diante.
Consequentemente, isso pode levar à inconsistência das informações e seria difícil descobrir o conjunto de dados mais recente.
Risco de corrupção de dados
Alterações feitas por diferentes pessoas em uma planilha podem corromper suas informações. Entretanto, embora seja possível que as pessoas entrem e alterem números deliberadamente ou adicionem informações incorretas, muitas vezes a corrupção de dados ocorre de forma inadvertida e não intencional.
Portanto, alguém que não saiba trabalhar com planilhas pode facilmente inserir informações no lugar errado ou alterar fórmulas por engano, tornando o esforço de outro membro da equipe nulo e sem efeito.
Conclusão
Um software de RH para empresas pode oferecer inúmeras vantagens para o negócio, setor de recursos humanos e os colaboradores. Afinal, a tecnologia avança cada vez mais justamente para oferecer melhores soluções, especialmente quando se trata do mundo corporativo.
Neste artigo, falamos sobre os principais motivos para utilizar um software para RH, quais são suas vantagens, o que você deve analisar no momento de fazer a sua escolha e por que é uma boa ideia trocar as planilhas por um sistema especialista.
Além disso, falamos um pouco sobre as funcionalidades do TeamGuide, um software para RH composto por recursos essenciais para uma gestão eficiente de pessoas.
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