Pode ser que você já tenha ouvido falar sobre subsistemas de RH, mas sabe como eles realmente funcionam e quais são suas vantagens?
O departamento de RH tem uma enorme importância para as empresas. Afinal, essa é a área que se preocupa em aplicar estratégias para que os colaboradores sejam desenvolvidos de acordo com os objetivos da organização.
Para conseguir isso, é necessário que exista uma boa gestão de RH, que envolve oferecer desde um ambiente agradável de trabalho até obter o aumento de produtividade dos colaboradores.
Portanto, estamos falando de uma área que tem muitas responsabilidades. Com isso, é importante que exista o investimento em ferramentas tecnológicas e metodologias eficientes para ajudar o trabalho dos profissionais de recursos humanos.
Uma dessas metodologias é o uso de subsistemas de RH, conceito que foi proposto por um pesquisador e escritor brasileiro, o Idalberto Chiavenato. Resumidamente, ele defendeu que dividir as tarefas do RH em subsistemas faz com que seja possível ter uma visão mais clara de todos os processos.
Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, falaremos sobre:
- O que são os subsistemas de RH
- O que são dados nos subsistemas de RH
- Quais são os tipos de subsistemas de RH
- Uso da tecnologia na gestão de subsistemas de RH
- Vantagens de se ter subsistemas de RH
- Processos de subsistemas de RH
Boa leitura!
Leia também: 10 vantagens de usar um Software de RH para empresas
O que são os subsistemas de RH
Para compreender o que são os subsistemas de RH, é importante saber um pouco mais sobre a gestão de pessoas.
Esse tipo de gestão envolve diferentes práticas que são aplicadas com o objetivo de desenvolver as pessoas nas organizações. Isto é, a gestão de pessoas foca em técnicas para obter maior motivação, captação e retenção de talentos.
Para que uma empresa possa desenvolver suas funções e crescer, é importante que ela conte com um bom time de colaboradores. Mas, assim como ocorre para outras questões empresariais, é necessário que exista uma boa gestão de pessoas para que a organização realmente consiga bons resultados.
Entretanto, acompanhar o desempenho e desenvolver pessoas não é uma tarefa simples. Por esse motivo, para ajudar os profissionais de RH, Chiavenato propôs uma maneira de organizar as funções do departamento de recursos humanos em subsistemas de RH.
Estamos falando de 5 categorias de subsistemas. Eles agrupam as funções do RH em diferentes áreas, que possuem determinados objetivos. Porém, todas se mantêm conectadas. Elas são:
- Subsistema de provisões de pessoas;
- Subsistema de aplicação de pessoas;
- Subsistema de manutenção de pessoas;
- Subsistema de desenvolvimento de pessoas;
- Subsistema de monitoramento de pessoas.
Os termos citados acima podem ser confusos para algumas pessoas. Porém, no decorrer do texto, explicaremos como cada um deles funciona. Continue a leitura e confira!
O que são dados nos subsistemas de RH
Antes de falarmos sobre cada um dos subsistemas de recursos humanos, queremos esclarecer uma questão que costuma gerar dúvidas em algumas pessoas: o que são dados nos subsistemas de RH.
Resumidamente, trata-se da criação e acesso a um banco de dados do departamento de recursos humanos.
Algumas das informações que precisam ser armazenadas – para que sejam consultadas quando necessário – são: currículo, dados pessoais dos colaboradores, contratos de trabalho, cópias de diplomas, etc.
Com todas essas informações, os profissionais de RH podem fazer o monitoramento de pessoas, um dos subsistemas existentes e que explicaremos a seguir.
Quais são os tipos de subsistemas de RH
Afinal de contas, quais são os tipos de subsistemas de RH? Como citamos acima, existem 5 diferentes tipos de subsistemas de RH, que foram propostos por Chiavenato.
Tenha em mente que, embora sejam diferentes, eles devem funcionar de maneira integrada. Isso é extremamente importante para que o departamento de RH e a empresa consigam bons resultados.
Dito isso, entenda melhor a seguir quais são os subsistemas de RH e quais são suas características.
Subsistema de provisão de pessoas
O primeiro subsistema a citar é o de provisão de pessoas, também conhecido como provisão de recursos humanos. Essa primeira categoria envolve a responsabilidade da contratação de pessoas. Com isso, também inclui a elaboração de estratégias para que ocorra a transição de pessoas para processos seletivos.
Esse subsistema foi elaborado para que os profissionais de recrutamento de pessoas definam a melhor estratégia a seguir. Logo, eles devem pensar em algumas questões importantes, como:
- Quantas fases são necessárias no processo seletivo?
- É necessário fazer alguma dinâmica em grupo?
- Algum teste será aplicado?
Ter um processo seletivo bem definido é essencial para que a empresa contrate colaboradores com as competências necessárias para a realização de suas tarefas. Portanto, é necessário fazer um bom planejamento de como será todo o caminho que o candidato precisará percorrer até chegar na etapa de aprovação.
Outra questão muito importante que envolve esse subsistema é a importância dos profissionais de recrutamento terem muito claro qual é o perfil de candidato desejado. Também é crucial compreender quais são as habilidades e requisitos necessários para preencher cada vaga disponível.
Somente com todas essas informações definidas e claras é possível criar um descritivo eficiente da vaga para divulgá-la e, consequentemente, contratar a pessoa que melhor atenda aos requisitos exigidos.
Subsistema de aplicação de pessoas
Depois que o RH encontrar o profissional ideal para uma determinada vaga, ele precisa alocar essa pessoa em seu novo cargo. Neste momento entra o subsistema de aplicação de pessoas.
A primeira coisa a fazer é deixar bem claro para o profissional quais são suas tarefas, os benefícios que terá direito e o seu salário. Feito isso, o RH pode começar a alocação do colaborador.
Essa é uma etapa muito importante para que o profissional sinta que, agora, faz parte da empresa. Para conseguir, apresente os funcionários aos seus colegas de trabalho, especialmente a pessoa que será seu líder.
Além disso, também deixe claro qual é a cultura organizacional da empresa. Isso é extremamente importante para que o colaborador compreenda como é o ambiente da empresa.
Depois que o colaborador iniciar suas tarefas, é necessário avaliar o seu desempenho. Isso quer dizer que é preciso avaliar o processo de adaptação do funcionário, se ele está entregando o que foi combinado e se ele precisa de alguma ajuda.
Subsistema de manutenção de pessoas
Embora os profissionais de recrutamento realizem um processo seletivo eficiente, e contratem ótimos colaboradores, é comum que empresas sofram com dificuldades para reter talentos. Inclusive, a retenção de talentos se tornou um desafio ainda maior nas organizações depois da pandemia de Covid-19.
Portanto, estamos falando de uma questão muito importante no mundo corporativo. Logo, o terceiro subsistema trata exatamente dessa questão.
O subsistema de manutenção de pessoas envolve a elaboração de estratégias para gestão de talentos, com o objetivo de obter a retenção de profissionais e, com isso, reduzir o índice de turnover (taxa de rotatividade de funcionários).
Os profissionais responsáveis por essa tarefa devem saber como motivar e engajar os outros colaboradores. Dessa maneira, é possível criar um ambiente de trabalho agradável, onde todos se sentem felizes e satisfeitos.
Existem diversas práticas que podem ser implementadas na empresa para obter a motivação de colaboradores, algumas delas são:
- Definição de plano de carreira;
- Bonificações por produtividade ou atingimento de metas;
- Premiações por tempo de contratação;
- Bom pacote de benefícios;
- Reajuste dos salários;
- Realização frequente de reuniões one-to-one para feedbacks.
As práticas citadas acima são apenas algumas das quais motivam os colaboradores e fazem com que se sintam mais satisfeitos. Como resultados, é possível torná-los mais produtivos e melhorar a retenção de talentos.
Subsistema de desenvolvimento de pessoas
Elaborar estratégias para aumentar a motivação e engajamento dos funcionários é algo extremamente importante para as empresas. Porém, o RH também deve se preocupar em desenvolver as habilidades dos colaboradores. É aí que entra o subsistema de desenvolvimento de pessoas.
Como o próprio nome sugere, esse quarto subsistema tem como objetivo garantir que ocorra o desenvolvimento dos funcionários. Isso pode ser feito por meio de cursos, treinamentos, palestras e muito mais!
É importante deixar claro que desenvolver pessoas no ambiente corporativo não é algo que inclui apenas conhecimentos profissionais, mas também questões pessoais. Em outras palavras, as ações podem desenvolver tanto habilidades técnicas quanto comportamentais.
Por exemplo, no caso de desenvolvimento das habilidades profissionais, a empresa pode oferecer cursos para que o colaborador atualize seus conhecimentos sobre sua área de atuação. Já quando se trata de habilidades comportamentais, o funcionário pode participar de workshops para desenvolver liderança e empatia.
Se preocupar com essa questão é algo que oferece benefícios tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Afinal, uma organização que conta com bons profissionais do mercado tem maiores chances de se desenvolver, crescer e obter melhores resultados.
Confira no vídeo a seguir algumas dicas para quem trabalha com treinamento e desenvolvimento de pessoas:
A capacitação de profissionais vai além do desenvolvimento de habilidades
Tenha em mente que a capacitação de profissionais não somente ajuda a desenvolver habilidades para o desempenho de funções, mas também é importante para melhorar a comunicação entre equipes, obter retenção de talentos e assim por diante.
Entretanto, para ter sucesso com esse subsistema, é essencial identificar quais são as necessidades da sua empresa. Ou seja, é importante que você elabore um planejamento para a capacitação de colaboradores.
Nesse momento, é importante avaliar algumas questões, como:
- Quais tipos de treinamentos a empresa pode oferecer? Cursos de graduação e pós-graduação? Cursos livres? Workshops?
- Se já são oferecidos treinamentos, quais deles devem ser mantidos ou alterados?
- A capacitação será presencial ou online?
Subsistema de monitoramento de pessoas
Por fim, mas não menos importante, chegamos no quinto subsistema, que é o de monitoramento de pessoas.
O departamento de RH precisa lidar com diversas funções e responsabilidades. Por esse motivo, é necessário que exista muita organização por parte dos profissionais que compõem a equipe.
Quando se trata de monitoramento de pessoas, essa organização deve ser ainda maior. Afinal, estamos falando de um subsistema que só funciona corretamente se todas as informações dos funcionários estiverem em ordem.
Aqui, é necessário contar com um banco de dados que precisa ter integração com os outros subsistemas. Dessa maneira, nenhuma informação fica desatualizada e isso oferece diversos benefícios a equipe de RH.
O banco de dados deve incluir:
- Documentos pessoais;
- Currículo;
- Contrato de trabalho;
- Resultados de avaliações de desempenho;
- Feedbacks que foram realizados;
- Entre outras informações.
Ao ter acesso a todas as informações citadas acima, os profissionais de RH podem fazer um melhor monitoramento de pessoas.
Porém, para que realmente consigam fazer isso, é importante que façam o uso da tecnologia. Afinal, organizar todos esses dados em planilhas ou papel é algo que demanda muito tempo e pode gerar problemas, como a falta de atualizações, por exemplo.
Uso da tecnologia na gestão de subsistemas de RH
A tecnologia está cada vez mais presente em nossa rotina diária, especialmente quando se trata do mundo corporativo. Hoje em dia, podemos acessar soluções desenvolvidas com o objetivo de atender as mais diversas necessidades.
De ferramentas para comunicação entre colaboradores a software para gestão de RH, existem diversas opções tecnologias para facilitar nosso dia a dia nas empresas.
Estamos vivendo em um mundo onde as organizações conseguem melhores resultados graças ao uso de Big Data, Inteligência Artificial, computação em nuvem e muito mais.
Porém, como toda essa tecnologia pode ajudar o departamento de RH, especificamente quando se trata de subsistemas?
Como já citamos, os profissionais de recursos humanos têm muitas responsabilidades. Logo, o principal benefício do uso da tecnologia é a automação de processos.
Com tarefas burocráticas e demoradas automatizadas, a equipe pode dedicar seu tempo para tarefas mais estratégicas, como o desenvolvimento de ações para retenção de talentos, por exemplo.
Outro grande benefício do uso da tecnologia é a contribuição para que exista uma comunicação assertiva, que é algo extremamente importante nas empresas. Caso os colaboradores e os gestores não consigam se comunicar de maneira eficaz, podem ocorrer muitos problemas na realização das tarefas.
Quando se trata do departamento de RH, essa questão é ainda mais importante. Afinal, todos os subsistemas devem funcionar de maneira integrada. Graças a tecnologia, hoje em dia é possível contar com ferramentas para chats internos, videoconferências, entre outras opções de soluções.
Vantagens de se ter subsistemas de RH
Se você chegou até aqui, já deve ter percebido que o uso de subsistemas de RH é uma maneira de manter as tarefas mais organizadas e eficientes.
Quando isso não acontece na organização, a eficiência da área de RH é afetada, o que prejudica toda a empresa, já que departamento de recursos humanos é um dos setores que mais influenciam nos resultados das organizações.
Embora isso pareça muito óbvio para algumas pessoas, infelizmente, nem todas as empresas não se atentam para essa questão. Ou então, não compreendem por que os processos precisam ser divididos de maneira inteligente – usando subsistemas de RH.
As vantagens de se ter subsistemas de RH são diversas, mas algumas das principais são:
- Ter uma gestão de pessoas mais estratégica, como foco em tomadas de decisões inteligentes;
- Diminuir casos de doenças entre colaboradores devido ao excesso de trabalho, já que as tarefas são melhores distribuídas;
- Melhoria nos processos de recrutamento, com foco nas necessidades da empresa;
- Maior agilidade e redução de burocracia na contratação de profissionais;
- Maior engajamento dos colaboradores;
- Aumento de produtividade entre os funcionários;
- Aperfeiçoamento do monitoramento de desempenho dos colaboradores;
- Redução de rotatividade;
- Redução da taxa de absenteísmo;
- Melhor controle do perfil dos colaboradores.
Todas as vantagens citadas acima, e muitas outras, são essenciais para que o departamento de RH desempenhe um melhor trabalho e a empresa tenha melhores resultados.
Processos de subsistemas de RH
Agora que você já sabe o que são subsistemas de RH e quais são suas vantagens, vamos falar um pouco mais sobre algumas tarefas que envolvem esse conceito.
Confira abaixo alguns processos que ajudam a fazer o gerenciamento desse trabalho no departamento de RH.
1. Definição do perfil organizacional
A primeira coisa que uma empresa precisa se preocupar para que ela tenha uma boa gestão de pessoas é investir no RH.
Com isso, é possível definir um perfil organizacional e, consequentemente, contratar profissionais que estejam de acordo com ele.
2. Análises de cargos e salários
Outra questão muito importante quando se trata de subsistema de RH é fazer análises de cargos e salários. Assim, os colaboradores contratados terão melhor compreensão sobre quais funções devem desempenhar.
Quando isso não é feito, os profissionais simplesmente não sabem o que a empresa espera deles. Logo, não sabem qual caminho seguir ao realizar suas tarefas.
3. Definição e implantação de plano de carreira
O plano de carreira é um fator que faz com que muitas pessoas queiram ou não trabalhar em uma empresa. Afinal de contas, um profissional que está em uma organização, se dedicando para realizar suas tarefas, quer obter seu crescimento profissional.
Quando a organização se preocupa com o crescimento de seus profissionais, ela também pode crescer. Além disso, esse tipo de atitude gera motivação nos colaboradores, o que aumenta a retenção de talentos.
A partir do momento que um funcionário sabe que pode crescer na empresa, ele se dedicará para engajar mais e planejar os passos que precisa dar para crescer na organização.
Porém, para que o plano de carreira realmente seja eficiente, é importante que o RH defina ações de desenvolvimento individual. Por exemplo, oferecer cursos, mentorias, etc.
4. Aplicação de avaliação de desempenho
A aplicação de avaliação de desempenho é importante para medir se os colaboradores estão conseguindo desempenhar suas funções. Além disso, também é importante para desenvolver habilidades.
Seguindo o conceito de subsistemas de RH, a aplicação dessa avaliação é importante para obter informações sobre os funcionários que são importantes para criar planos para desenvolvê-los.
Ao realizar esse processo, alguns fatores são analisados, como: conhecimento do trabalho, proatividade, trabalho em equipe, qualidade e quantidade de entregas, confiabilidade, entre outros.
5. Estratégias para retenção e motivação
Um dos maiores desafios das equipes de RH é manter a retenção e motivação dos colaboradores, e essa questão está incluída nos subsistemas de RH.
Algumas fatores que entra aqui são:
- Salários;
- Bonificação;
- Pacote de benefícios;
- Ambiente de trabalho;
- Carga de trabalho.
Quanto mais ações o RH tomar para manter a retenção e motivação dos funcionários, de acordo com as necessidades da empresa, melhores podem ser os resultados.
6. Reconhecimento dos profissionais
Quando se trata de reconhecer colaboradores, é comum as pessoas associarem essa questão ao pagamento de salário alto. No entanto, isso vai muito além disso.
Se a empresa tem funcionários que estão se dedicando, realizando um ótimo trabalho, é importante que eles tenham acesso a bônus, PLR e outros tipos de premiações. Isso incentiva que as pessoas busquem por resultados ainda melhores, o que é ótimo para as organizações.
7. Atualizações para o desenvolvimento organizacional
De acordo com os subsistemas de RH, o desenvolvimento organizacional envolve atualizações em questões importantes, como posicionamento, valores, crenças e outras questões para que a organização se adapte ao mercado.
Tenha em mente que o mundo dos negócios está sempre se transformando. Logo, é importante que as empresas entendam que precisam acompanhar as mudanças para que continuem competitivas no mercado.
8. Armazenamento de informações
Para que o monitoramento de pessoas seja feito de maneira eficaz, é necessário que o RH tenha acesso a um bom banco de dados.
Ter todas as informações armazenadas em um só lugar, com tudo organizado, é essencial para que os profissionais de recursos humanos consigam fazer um bom trabalho de gerenciamento de pessoas.
A melhor maneira de fazer isso é investir em tecnologia. No caso do TeamGuide, você pode contar com uma solução para gestão de RH que te ajudará a armazenar as informações dos colaboradores, documentos, resultados de análises de desempenho e muito mais!
TeamGuide e os subsistemas de RH
Como já falamos, o uso da tecnologia é algo muito importante nos subsistemas de RH. Portanto, é necessário escolher uma opção que atenda não somente as necessidades do departamento de recursos humanos, mas também da empresa e dos colaboradores.
Dito isso, você pode contar com o TeamGuide para fazer a melhor gestão possível de pessoas, já que poderá utilizar diversos recursos, como:
- Reuniões one-on-one;
- Pesquisas de engajamento;
- People Analytics;
- Avaliações de desempenho;
- Gestão de metas OKR;
- Plano de desenvolvimento individual;
- Gestão de dados;
- Gestão de férias;
- Bem-estar e elogios.
A utilização da tecnologia é importante para consertar todos os subsistemas de RH e, com isso, tornar o trabalho de recursos humanos mais ágil e eficiente.
Assista ao vídeo a seguir e saiba mais sobre como o TeamGuide pode te ajudar:
Conclusão
Os subsistemas de RH nada mais são do que um conceito que tem como objetivo organizar as tarefas dos recursos humanos em categorias. Assim, é possível elaborar estratégias mais eficientes e focadas em obter diferentes resultados.
É importante deixar claro que um subsistema não substitui o outro. Ou seja, é necessário que o RH foque em todos eles para que realmente exista uma gestão de pessoas e bons resultados para as organizações.
Além disso, também tenha em mente que a tecnologia existe para tornar o trabalho diário mais organizado, eficiente e produtivo. Logo, para ter sucesso com o uso de subsistemas de RH, invista em uma opção de qualidade, com as funcionalidades ideias para a sua equipe.
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