O objetivo do debriefing OKR é revisar todo o processo para alcançar o objetivo estabelecido pela organização. É verdade que uma estratégia OKR só estará completa se incluir esse último passo.
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Pensando nisso, preparamos este artigo para que o debriefing de sua equipe seja conduzido de forma eficiente. Vamos mostrar para você como cuidar de alguns fatores e praticar boas estratégias.
Boa leitura!
O que é o debriefing OKR?
Debriefing é o momento em que se avalia a estratégia OKR com atenção aos detalhes, erros e acertos do processo. Assim, ele acontece após a aplicação do OKR e deve promover a reflexão.
O ciclo de gestão de OKRs apresenta três fases:
- planejamento;
- monitoramento;
- avaliação.
Inicialmente, durante o planejamento, é realizado o briefing. Ele alinha as equipes com informações necessárias para a correta execução de tarefas. Nessa fase, são feitas perguntas como:
- O que queremos alcançar?
- Como saber se atingimos o objetivo?
Dessa maneira, um objetivo (objective) qualitativo é definido, além de alguns resultados-chave (key-results) mensuráveis. A definição de metas OKR devem ser objetivas e de acordo com a realidade da organização.
Depois disso, os colaboradores entram em ação e há o monitoramento das realizações. Ferramentas de gestão de pessoas como TeamGuide são grandes aliadas para esse momento.
Ao fim do ciclo de OKR, é feita a avaliação que inclui o debriefing OKR e conta com as informações de monitoramento e relatos dos colaboradores.
Por que devo aplicar o debriefing OKR?
É fundamental aplicar o debriefing OKR porque ele é parte da metodologia e sua exclusão significa a sua não realização. O ciclo de OKR conta com três fases, e grandes empresas como Spotify, Intel e Google já provaram que elas funcionam.
O grande objetivo do debriefing é avaliar detalhadamente o ciclo OKR por meio das interpretações dos resultados-chave e das experiências de todos os envolvidos.
Nesse sentido, será possível analisar o contexto para melhorar os próximos OKRs. Além disso, o debriefing tem as seguintes vantagens para a empresa:
- estimula o aprendizado contínuo e a inovação;
- promove a colaboração entre os times;
- fortalece a segurança psicológica;
- gera informações para a avaliação de desempenho.
O aprimoramento que o debriefing OKR proporciona também fortalece a cultura organizacional. Afinal, ele cria um ambiente em que melhorias são sempre bem-vindas e estimula o crescimento profissional com novas habilidades para os colaboradores.
Como executar o debriefing na organização?
Em primeiro lugar, tenha em mente que o debriefing OKR não é um momento para buscar culpados por erros. Tampouco é para identificar grandes heróis nos acertos e celebrá-los.
Ao contrário, o foco é no progresso da estratégia OKR e nos seus resultados.
Contudo, é comum se perder em meio a avaliação e ignorar o que é de fato importante no debriefing. Por isso, nós separamos 4 dicas que vão ajudar você a realizar o debriefing na sua empresa com organização e foco nas ações anteriores da metodologia.
Confira!
1. Agende uma reunião com a equipe
Adicione ao planejamento dos OKRs uma data para a reunião em que acontecerá o debriefing. Ela deve acontecer com a presença de todos os envolvidos no projeto, então eles precisam saber previamente do compromisso para não faltarem.
2. Organize a reunião em 4 etapas
É importante que o encontro não seja apenas um bate-papo. Portanto, estruture a reunião em 4 fases para que todos tenham foco no propósito de melhoria.
Nossa sugestão é que ela seja dividida a partir das seguintes perguntas:
- O que planejávamos?
- O que aconteceu de fato?
- Por que aconteceu dessa forma?
- O que faremos na próxima vez?
O ideal é que o tempo para responder cada pergunta aumente progressivamente. Em outras palavras, isso quer dizer que a maior parte do tempo deve ser reservada para a pergunta “o que faremos da próxima vez?”.
3. Crie um clima agradável e colaborativo
A segurança psicológica é essencial para o debriefing OKR porque deixa os colaboradores confortáveis para expressar suas opiniões. Ao opinar e contar sua experiência com o projeto, a equipe traz informações valiosas para o próximo ciclo de OKRs.
Desse modo, o papel da liderança é o de facilitador. Cabe ao líder fazer perguntas que levarão a equipe a pensar e falar livremente.
A comunicação assertiva é fundamental para criar um clima amigável. Esqueça a hostilidade e dê espaço à transparência, escuta ativa e honestidade. Enfatize que a reunião é para o aprendizado, e não para punir os colegas.
4. Registre os insights
Escolha algum instrumento para registrar o que é discutido na reunião. Sua empresa pode utilizar formulários individuais ou um documento que inclua todas as conclusões.
O importante é que o registro indique os erros, acertos e, claro, os próximos passos.
Por fim, não confunda a reunião de debriefing OKR com a avaliação de desempenho. Ela deve ser um instrumento de aprendizagem, e não de análise individual da performance dos colaboradores.
No entanto, o OKR pode gerar input para a avaliação de desempenho.
Como economizar tempo e aproveitar o debriefing OKR ao máximo
Se a estratégia OKR não for bem monitorada, haverá dificuldades para criar uma reunião de debriefing que promova a aprendizagem. Por isso, o TeamGuide oferece uma gestão de metodologia OKR com acompanhamento das performances.
Assim, a liderança tem acesso visual ao progresso de cada tarefa dos colaboradores e dos prazos. TeamGuide também permite ajustes no planejamento inicial para aumentar as chances de alcançar o objetivo.
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