Aprender como fazer reuniões one on one vai permitir que você crie um espaço propício para discutir questões específicas com cada colaborador, visando o desenvolvimento dos profissionais que trabalham na companhia.

Por meio desses encontros, é possível compartilhar feedbacks, definir metas e traçar o desenvolvimento dos profissionais que trabalham na empresa, visando o aprimoramento do indivíduo e da companhia.

Como fazer reuniões one on one?

Para fazer reuniões one-on-one com seus colaboradores, aplique o seguinte passo a passo:

  • Estabeleça um calendário regular
  • Organize o conteúdo da reunião 
  • Comece a conversa com aspectos positivos
  • Discuta metas
  • Converse sobre desenvolvimento profissional
  • Pratique a escuta ativa
  • Encontre um caminho para resolver desafios
  • Planeje o futuro

Continue lendo e entenda como executar cada etapa. 

#1 Estabeleça um calendário regular

Reuniões one-on-one não devem ser anuais! Elas demandam de uma periodicidade mais enxuta, para que seus efeitos possam ser sentidos no local de trabalho. 

Sim, sabemos que o setor de RH tem muitos processos, mas isso não pode ser um problema quando o assunto é reunião one on one. 

Então, o que fazer? Só tem uma resposta: automatizar parte do trabalho do RH, para que o setor possa cuidar de atividades mais estratégicas, e menos repetitivas.

A tecnologia é obrigatória para o RH

Sabemos que ainda existem gestores resistentes às inovações no departamento de RH, mas fato é que sem elas, sua empresa ficará para trás em relação à concorrência. 

Pense conosco: quando os computadores começaram a se popularizar, lá no final dos anos 90 e início dos anos 2000, algumas empresas também se recusaram a investir nessas máquinas, com o discurso de que “sempre trabalhamos sem elas”. 

Se olharmos para essas empresas hoje, temos dois possíveis resultados: ou elas acabaram cedendo à tecnologia, ou deixaram de existir. 

Provavelmente, é isso o que acontecerá com empresas que não entendem a importância da tecnologia para otimizar os processos de seus setores.

E quando falamos em tecnologia não estamos nos referindo apenas à máquina, mas aos recursos que podem ser usados a partir do acesso à internet. 

A automação, em especial, está transformando a forma como as empresas trabalham, permitindo que os funcionários executem mais ações em menos tempo. 

É isso o que propomos aqui: usar a tecnologia presente em uma ferramenta de gestão de pessoas para melhorar os resultados da organização.

Quer entender como funciona, na prática? Então assista à história apresentada pela Hayanna, líder da área de experiência do cliente na Trixlog, empresa que oferece soluções logísticas para companhias como a Coca-cola e a Heineken. Entenda como a Trixlog passou a gerir a experiência da sua equipe de forma estratégica e quais resultados alcançou com isso. 

#2 Organize o conteúdo da reunião 

Cada reunião precisa ser muito bem planejada para alcançar o resultado proposto. 

Mais uma vez a tecnologia será sua aliada, porque um sistema de RH com soluções para reunião one on one oferece um recurso de acesso ao histórico dos encontros. 

Ele permite encontrar informações sobre o que ficou acordado com cada funcionário nas reuniões anteriores, e facilita a compreensão sobre o quanto de avanço foi conquistado em relação ao que foi preestabelecido.

Logo, use as informações da reunião anterior para montar a pauta do próximo encontro. 

Nesse sentido, desenvolva uma agenda clara para cada reunião, abordando tópicos como:

  • feedback;
  • progresso em metas;
  • desenvolvimento profissional e outros assuntos relevantes.

Outra ferramenta que vai te ajudar a montar o script da reunião e conduzi-la com qualidade, são os modelos de 1-1 prontos. Acesse agora mesmo, gratuitamente, “10 templates para reunião 1-1 poderosas”.

#3 Comece a conversa com aspectos positivos

Inicie a reunião com um feedback positivo, reconhecendo realizações recentes ou pontos fortes do colaborador.

Dê continuidade com um feedback construtivo e equilibrado, destacando tanto conquistas quanto áreas de melhoria. Seja específico e use exemplos concretos.

Caso seja necessário, direcione a conversa para o feedback negativo, sempre com empatia.

#4 Discuta Metas

Dedique tempo para discutir as metas estabelecidas anteriormente. Caso elas tenham sido atingidas, estabeleça novos objetivos ou ajuste conforme necessário.

Com isso, você mantém o colaborador em um processo de desenvolvimento constante.

#5 Converse sobre desenvolvimento profissional

Ao cumprir as etapas de como fazer reuniões one on one lembre-se de incluir a necessidade de abordar oportunidades de capacitação que a companhia oferece como suporte ao plano de desenvolvimento individual (PDI).

Essa etapa pode incluir a proposição de treinamento, cursos, mentorias ou outras iniciativas.

# 6 Pratique a escuta ativa

Uma reunião 1:1 deve ser conduzida para que você possa escutar seu time e entender suas demandas, problemas e necessidades.

Por isso, pratique a escuta ativa durante a conversa e busque fazer perguntas que desenvolvam o diálogo durante a reunião de feedback. 

Para entender as preocupações e perspectivas do colaborador, dê espaço para que eles compartilhem seus pensamentos.

#7 Encontre um caminho para resolver desafios

Identifique desafios ou obstáculos e trabalhe em conjunto para encontrar soluções. 

Ofereça suporte e orientação conforme necessário, especialmente em situações que exigem gestão de conflitos. 

Com isso em mente, é importante entender que ao aprender como fazer reuniões one -on-one, você também deve deixar esse ambiente seguro o suficiente para que os funcionários falem sobre temas delicados, como problemas com outros profissionais.

Afinal, conflitos tendem a atrapalhar a qualidade do clima organizacional, causando uma série de problemas, inclusive relacionados à segurança psicológica.  

#8 Planeje o futuro

Oferecer aos colaboradores boas perspectivas de crescimento na carreira, é uma das formas mais inteligentes de:

  • aumentar a retenção de talentos;
  • conquistar mais engajamento;
  • aumentar o desempenho dos funcionários.

Para isso, comece criando um plano de carreira claro e objetivo. Durante as reuniões one on one, trace metas junto aos colaboradores para que eles estabeleçam um crescimento necessário para expandir suas carreiras. 

Entretanto, lembre-se sempre de incentivar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal para evitar esgotamento de profissionais talentosos.

Lembre-se que a chave de como fazer reuniões one-on-one bem-sucedidas reside em:

  • comunicação aberta;
  • construção de relacionamentos;
  • foco no desenvolvimento mútuo. 

Adaptar essas diretrizes à cultura da empresa e às necessidades individuais dos colaboradores contribuirá para a eficácia de cada encontro.

Agende agora mesmo um bate-papo com os especialistas da TeamGuide e entenda como podemos te ajudar a fazer reuniões one on one e transformá-las em uma ferramenta para alcançar o alto desempenho do negócio.