Afinal, o que é o feedback one on one? Este é um termo cada vez mais comum dentro do mundo corporativo, mas ainda deixa muitas dúvidas em gestores, funcionários e até mesmo em profissionais de RH.

Entretanto, o conceito é bastante simples: feedback one on one, nada mais é do que um repasse individual, em que um líder ou gestor compartilha algumas informações com um único colaborador, em uma reunião privada. 

A pergunta que fica, então, é: por que esse tipo de encontro é importante para a companhia? Além disso, como fazer um one on one?

Ao longo deste artigo, essas perguntas serão respondidas. Aliás, usamos as dicas compartilhadas em um estudo da Harvard Business Review para montar um passo a passo de como fazer feedback one on one. A fonte não poderia ser mais confiável, não é mesmo?

Mas antes, vamos nos aprofundar um pouco mais no conceito por trás do que é feedback one on one.

O que é o feedback one on one?

O feedback one on one é uma prática empresarial, de comunicação direta entre duas pessoas, geralmente entre um líder e um membro da equipe. Esse tipo de feedback é conduzido em um ambiente privado e foca na discussão sobre o desempenho individual, comportamento, metas, desenvolvimento profissional e outros assuntos relevantes.

Na prática, ao entendermos o que é reunião one-on-one percebemos que esses encontros são valiosas oportunidades para estabelecer uma comunicação mais profunda entre líderes e liderados. 

Além disso, por meio da reunião one on one é possível se concentrar em cada funcionário em busca de:

  • oferecer feedback construtivo;
  • discutir as realizações do profissional;
  • identificar áreas de melhoria;
  • estabelecer novas metas;
  • promover um diálogo aberto sobre o desempenho;
  • buscar novas formas de desenvolvimento do colaborador e mais.

Realmente, as reuniões 1-1 são excelentes espaços de conversa para ampliar o engajamento e a motivação do time da empresa. Para entender detalhes de como aplicá-la, sugerimos que acesse nosso ebook gratuito e exclusivo: Guia Reunião 1-1: como engajar e reter talentos? Tutorial.

O que é reunião One-on-One (1:1)?

A reunião one on one é um encontro em duas pessoas visando estabelecer uma conversa mais pessoal e intimista se comparado ao feedback dado em uma reunião de equipe. Em uma reunião 1:1 é possível ter uma melhor compreensão das necessidades individuais, expectativas e objetivos de cada colaborador. 

Logo, uma reunião 1:1 é, geralmente, é o momento em que o feedback é compartilhado, mas nem sempre uma reunião precisa estar atrelada a esse repasse. 

Em outras palavras, uma reunião 1:1 pode acontecer por múltiplas razões, dependendo da cultura da empresa, das necessidades específicas e dos objetivos da conversa.

Se por um lado é possível usar esse encontro com o intuito de oferecer feedback específico sobre o desempenho do colaborador, também é viável fazer uma reunião individual para discutir outros problemas como:

  • conflitos internos;
  • desafios individuais e coletivos;
  • capacitação;
  • buscar soluções para questões específicas e mais.

Relembrando; o feedback é uma comunicação específica que fornece informações sobre o desempenho ou comportamento de alguém.

Já a reunião one on one é um encontro entre duas pessoas para discutir, planejar, resolver problemas ou tomar decisões.

Em suma, uma reunião one on one pode ter vários objetivos e tratar de diferentes tipos de assuntos. Enquanto isso, o feedback one on one dedica seu tempo, principalmente, à avaliação de desempenho relacionado a fatores como:

  • cumprimento de metas;
  • comportamento;
  • qualidade de comunicação e mais. 

Resumindo, todo feedback one on one é uma reunião, mas nem toda reunião one on one é um feedback, ok?

Como fazer um one on one?

O passo a passo para fazer um one on one com os colaboradores da empresa inclui:

  • Avise sobre o encontro à toda empresa
  • Explique os motivos da reunião
  • Determine a cadência de encontros
  • Ouça mais e fale menos
  • Finalize dando foco ao que foi acordado

Continue lendo e entenda como aplicar cada etapa.

1. Avise sobre o encontro

Antes de sair por aí disparando convites de reunião para os funcionários da empresa, o primeiro passo é comunicar a todos que esses encontros individuais irão começar a acontecer. 

Faça isso em uma reunião geral, por exemplo. O objetivo é que os membros da equipe recebam a mensagem ao mesmo tempo.

É claro que essa etapa deve acontecer apenas se você planeja se reunir com todos os membros da equipe ou com uma boa parte deles. 

Caso o foco seja um encontro pontual com um funcionário, não é necessário comunicar isso a toda a companhia, ok?

Leia também: Reunião de feedback de avaliação de desempenho: como fazer?

2. Explique o motivo da reunião

É importante que seu time compreenda a importância e o objetivo desses encontros. 

Por exemplo, tente deixar muito claro que essas conversas não pretendem sinalizar insatisfação com o trabalho de ninguém e não se tratam de microgerenciamento.

Ao contrário, mostre que elas são oportunidades para você e cada membro:

  • se conhecerem melhor;
  • aprenderem sobre os desafios da companhia;
  • discutirem suas carreiras.

Aproveite para pedir que eles também se preparem para os encontros, listando pontos que desejam melhorar em seu dia a dia no trabalho. 

Ou seja, avise à equipe que, durante o feedback one on one, eles também terão espaço para falar e que você estará pronto para ouvir o que cada um tem a dizer sobre o negócio. 

3. Determine a cadência de encontros

Um ponto de atenção imprescindível é organizar o feedback 1:1 de maneira periódica e não isolada. 

Por isso, monte uma cadência de encontros, garantindo que será possível acompanhar a evolução dos profissionais e dos pontos de melhoria que forem encontrados nessas conversas. 

A pesquisa apresentada pela Harvard Business Review indica que os funcionários das empresas classificam como a abordagem mais desejada é aquela na qual os gestores se reúnem com cada um dos membros uma vez por semana durante cerca de 30 minutos.

Se você é inviável para você no momento, não se preocupe, porque outro modelo que oferece bons resultados é um encontro de 45 a 60 minutos a cada duas semanas.

Uma opção interessante ainda é fazer um plano híbrido: você se reúne com alguns membros da equipe semanalmente e outros a cada duas semanas. 

Para quem está começando do zero, o espaço entre as reuniões pode ser maior, contudo, tente estabelecer uma periodicidade padrão, independente de qual seja ela.

4. Ouça mais e fale menos

Pode parecer contraprodutivo, mas o ideal é que você passe mais tempo ouvindo o colaborador do que falando. 

Ser um bom ouvinte ajuda a encontrar as respostas que você procura para os problemas que está enfrentando. 

Isso acontece porque são os colaboradores que vivem diariamente com os processos, seus colegas de trabalho e com a liderança. 

Essa experiência oferece uma perspectiva prática do que está causando falhas como retrabalhos, demora na execução ou mesmo queda de qualidade. 

Logo, fique atento para estimular a participação ativa do funcionário, por meio de perguntas para reunião de feedback assertivas. 

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5. Finalize dando foco ao que foi acordado

Ao finalizar a reunião liste o que ficou combinado para o período. Quando o gestor e o funcionário documentam isso, há maiores chances de que as ações sejam, de fato, executadas. 

Nesse sentido, busque colocar uma data para a finalização do que foi acordado entre vocês. Ela pode coincidir com a próxima reunião 1-1. 

Essa prática, essa organização contribui para que os colaboradores da empresa enxerguem os encontros como reais oportunidades de evolução (e não mera formalidade). 

Por último, agradeça o tempo do seu colaborador e não ultrapasse período previamente estipulado para a conversa. 

Lembre-se também que uma ferramenta de gestão de pessoas é essencial para controlar todas essas etapas, especialmente o acompanhamento da evolução de cada colaborador, os indicadores de crescimento e a identificação de oportunidades e pontos de melhoria que ainda precisam ser trabalhados. 

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