A reunião de feedback de avaliação de desempenho pode parecer assustadora, não apenas para os funcionários que vão receber o retorno da empresa sobre sua performance, mas também para o time de RH que é responsável, geralmente, por comandar essa reunião.
E a verdade, é que realmente pode ser muito difícil oferecer um feedback eficiente para a equipe. Então, saiba que se você está com dúvidas sobre como executar esse trabalho, você não está sozinho, ok?
Pensando na quantidade de gestores de RH que chegam até nós com dúvidas sobre como executar uma reunião de avaliação de desempenho, resolvemos criar este guia.
Nosso intuito é compartilhar dicas práticas, que possam ser aplicadas tanto nas avaliações positivas de colaboradores que apresentam bom desempenho, até os encontros mais difíceis, em que o feedback não é o que o funcionário espera.
Então, vamos direto ao assunto! Continue lendo e aprenda o que falar em uma reunião de feedback.
Como fazer uma reunião de feedback de avaliação de desempenho?
O passo a passo para fazer uma reunião de feedback de avaliação de desempenho é:
- Prepare-se para cada encontro
- Esclareça o objetivo da reunião
- Apresente desafios e sucessos
- Compartilhe ideias de melhoria
- Ouça o que o funcionário tem a dizer
- Crie um plano de ação
- Agende reuniões de acompanhamento
Entenda como aplicar cada etapa da reunião de avaliação de desempenho, a seguir.
1. Prepare-se para cada encontro
Cada reunião de feedback é única e precisa da sua completa atenção.
Por isso, é preciso que você se prepare para iniciar a conversa com o colaborador.
Avalie os resultados dele e destaque os pontos críticos e os pontos fortes apresentados.
Dê uma atenção especial aos colaboradores que estão com os resultados abaixo do que é esperado e desejado.
Antes da reunião, tenha certeza de repassar os pontos mais delicados, tendo atenção especial na forma como esses números serão compartilhados.
Observação: se você ainda não aplicou a avaliação e tem dúvidas se ela será bem aceita por líderes e liderados, indicamos que acesse o ebook gratuito com “4 pilares do engajamento de líderes e colaboradores na Avaliação de Desempenho da organização”. Com ele você vai aprender a criar uma avaliação de desempenho capaz de impulsionar a performance e gerar engajamento e motivação em toda a equipe.
2. Esclareça o objetivo da reunião com o colaborador
Lembre-se que a intenção da avaliação de desempenho não é punir ninguém, ao contrário, o foco é encontrar pontos de melhoria que possam ser trabalhados.
Com esse objetivo em mente, reforce esse conceito para o funcionário que entrar em sua sala para receber o feedback.
Você pode começar a reunião fazendo esse tipo de esclarecimento. Junto a isso, reforce que aquele é um ambiente seguro e que esse é um momento de aprendizado.
Esse tipo de cuidado contribui para que o colaborador não saia da sua sala acreditando que perderá o emprego.
Seja empático e mostre-se disposto a ajudá-lo.
3. Apresente os desafios e os sucessos
Uma reunião de feedback de avaliação de desempenho não é ́feita apenas de pontos fracos. Geralmente, existem pontos fortes, que podem ser usados para motivar o colaborador e mostrar que seus esforços também estão sendo observados.
Por exemplo, mesmo que um colaborador tenha dificuldade em bater metas, esteja com um baixo índice de produtividade e não demonstre muita iniciativa, é possível que ele seja uma pessoa que trabalha bem em equipe ou tem uma excelente habilidade de comunicação.
A ideia aqui não é “passar a mão na cabeça” do colaborador que teve um desempenho ruim, mas sim incentivá-lo a melhorar.
A motivação é estimulada, entre outras coisas, com o elogio sincero. Por isso, não invente pontos positivos que não existam.
Concentre-se no que foi apresentado no resultado das avaliações. Se há pontos positivos que possam aliviar a tensão de um feedback negativo, use isso para estimular o profissional e mostrar a ele que seus pontos fortes são importantes para a companhia.
4. Compartilhe ideias de melhoria
Ao apresentar os desafios, ou pontos fracos, ajude o funcionário a pensar em maneiras de resolver esses problemas.
O ideal é que você chegue para a reunião 1-1 com um plano já rascunhado, que pode ser alterado conforme vocês conversam.
Aqui, esteja mais focado nos pontos que precisam ser melhorados, afinal, as informações de sucesso são valiosas, mas apenas como forma de reconhecimento. Nesses casos, o funcionário já resolveu o problema.
Logo, o foco do plano de ação deve ser nos pontos críticos, ok?
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5. Ouça o que o funcionário tem a dizer
Esta deve ser uma parte significativa da reunião. Embora o repasse do resultado encontrado no formulário de avaliação de desempenho seja importante, ele representa o passado e fala sobre comportamentos e incidentes que já aconteceram.
Logo, este momento da discussão deve centra-se no futuro. Descubra quais metas e planos o funcionário tem para sua carreira.
Fale sobre as habilidades e experiência necessárias para o funcionário atingir seus objetivos.
Identifique pontos problemáticos que podem ser as causas do baixo desempenho do colaborador. Por exemplo, um dos assuntos que envolve o que falar em uma reunião de feedback é a relação dele com o líder.
Esse é um tópico delicado, mas que precisa ser abordado, especialmente, em situações problemáticas.
Pergunte também sobre os processos da empresa e qual é a opinião dele.
Identifique alguma lacuna de conhecimento, questionando o funcionário sobre as atividades que ele sente mais dificuldade de executar.
Seguindo esse exemplo de feedback para colaboradores, você vai investigar, qualitativamente, possíveis problemas que impedem que o colaborador alcance o alto desempenho.
6. Crie um plano de ação
Na hora de criar um plano de ação é importante fazer uma lista com os pontos que o colaborador precisa melhorar. Funciona como um resumo do que foi apresentado, logo, é melhor que você já tenha isso em mãos, antes da reunião de avaliação de desempenho começar.
Após listar para o colaborador o que precisa da atenção dele, é hora de ajudá-lo a pensar em alternativas para melhorar o trabalho, como a capacitação por meio de um curso, por exemplo.
Esses treinamentos podem ser oferecidos pela empresa. Uma dica extra aqui é identificar se outros funcionários estão com os mesmo problemas e podem aproveitar a mesma solução.
Lembre-se que atualmente o ensino à distância é uma excelente alternativa para redução de custos, sem perder em qualidade.
Entretanto, nem tudo é resolvido com cursos e, em muitos casos, é preciso uma mudança de comportamento. Isso precisa ficar bem claro para o funcionário.
Outro ponto é que você não pode esquecer aqui, ao listar o que falar em uma reunião de feedback, é sobre as metas para o próximo período.
Para isso, listem juntos algumas metas claras, baseadas nas melhorias que precisam acontecer.
Em seguida, coloque-se à disposição para ajudar o funcionário em quaisquer desafios.
Leia também: 8 ferramentas de gestão de RH que aceleram as metas
7. Agende reuniões de acompanhamento
Em casos mais críticos, recomendamos o acompanhamento próximo do colaborador, assim os ajustes podem ser feitos durante o período e não é preciso esperar que a próxima reunião de feedback de avaliação de desempenho chegue.
Durante as reuniões, certifique-se de que seja um diálogo e faça perguntas para envolver ainda mais o funcionário.
Afinal, o engajamento dele é a chave para melhorar seus resultados, reduzindo as taxas de turnover e os gastos envolvidos com isso.
Com muitos funcionários e reuniões de avaliação de desempenho, logo se torna muito difícil acompanhar a evolução de cada um, correto? Errado! rs
Se você tiver ao seu lado um software de avaliação de desempenho, grande parte do trabalho repetitivo e manual fica com a ferramenta, e você pode se concentrar no trabalho do RH estratégico.
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