Já ouviu falar do PPP com OKR? Sabe o que essas duas siglas significam? Já adiantamos que são duas maneiras incríveis de fazer o seu negócio atingir as metas com muito engajamento dos colaboradores.
Leia também: Passo a passo do OKR no Trello: veja como criar um layout que o time entenda e use sem medo
Saiba mais! Continue a leitura!
O que é OKR e como ele se aplica nas organizações?
O OKR é um framework muito utilizado por empresas de diversos nichos e é usado para a gestão de objetivos. Assim, ele é focado em prioridades e busca alcançar as metas rapidamente.
Sua sigla é de origem da língua inglesa, “Objective and Key-results”, ou “Objetivo e Resultados-chave”, em português.
Esses dois elementos presentes na sigla são parte da estrutura fundamental de um OKR e direcionam todas as atividades que devem ser realizadas pelos colaboradores.
Veja o que são os dois:
- Objetivo: definição do que é a prioridade da empresa. O que se quer alcançar de forma qualitativa.
- Resultados-chave: conjunto de dados que levarão a empresa a atingir o objetivo. São indicadores.
Para implementar o framework, é necessário preparar o time para eles entenderem como funciona a dinâmica de OKR. Depois, há dois processos: o top-down e o bottom-up.
No primeiro, o top-down, os gestores definem os OKRs da empresa e apresentam para o time que, por sua vez, colabora com modificações para a melhoria do OKR.
Depois, no bottom-up, os colaboradores definem os próprios OKRs que devem estar relacionados aos OKRs mais amplos da empresa.
Assim, os times partem para as suas tarefas, os gestores realizam check-ins e feedbacks frequentes até a finalização do ciclo dos OKRs.
Por fim, há uma reunião de debriefing com todos os envolvidos. A ideia é discutir os desafios, acertos e erros do processo para o próximo OKR ser melhor.
Esse é apenas um breve resumo de todo o processo da estratégia de OKR. Como você deve ter percebido, ela envolve vários detalhes e muito planejamento por parte dos colaboradores e gestores.
O que é PPP?
O PPP é uma técnica usada para estruturar e organizar relatórios de maneira rápida e fácil. Ela consiste nos 3 Ps indicados em sua sigla: Progresso, Planos e Problemas.
Não é à toa que são apenas 3. Repare como a Regra de 3 está em todo lado. Ela é muito efetiva para comunicar, já que é uma lista fácil de memorizar e não deixa a mente sobrecarregada.
Para entender cada um dos 3 Ps, continue lendo!
1. Progresso
O primeiro está relacionado ao passado e inclui realizações e tarefas concluídas. Para o “Progresso”, temos a seguinte pergunta:
- O que você alcançou até agora?
Essa pergunta faz os colaboradores refletirem criticamente sobre sua performance, ao invés de focarem apenas no que ainda precisam fazer.
2. Planos
Aqui, o foco é no futuro. “Planos” se relaciona com as próximas ações que serão tomadas para alcançar o objetivo. A pergunta deve ser:
- Qual será seu próximo foco?
Dessa forma, os líderes poderão saber se os planos estão alinhados com as metas da empresa e em que fase as tarefas estão.
3. Problemas
Os “Problemas” estão no presente e podem impedir que as tarefas sejam realizadas. A pergunta que podemos fazer é:
- Quais são os problemas que está enfrentando?
É importante que os problemas sejam identificados para que as tarefas de um só colaborador, por exemplo, não prejudiquem todo o fluxo de realizações da equipe. Às vezes, apenas uma simples ajuda resolve a questão.
Por que usar PPP com OKR?
É verdade que os gestores precisam fazer check-ins regulares quando aplicam OKRs na organização. Desse modo, ele poderá identificar quando alguma tarefa sair do planejamento inicial, orientar a equipe com exemplos práticos e, claro, oferecer feedbacks construtivos.
Portanto, aliar o PPP com OKR facilita o trabalho dos gestores. Afinal, a técnica conta com um método confiável e simples para os colaboradores e líderes. Mais uma vez, ela inclui os 3 tempos que dão uma visão ampla e sistêmica do processo. Ou seja, o passado, o presente e o futuro.
Além disso, usar o PPP com OKR tem as seguintes vantagens:
- economia de tempo em reuniões;
- rapidez na criação de relatórios finais;
- simplicidade para a melhor compreensão dos colaboradores;
- promoção da transparência.
Como usar o PPP com OKR?
Ao usar o PPP com OKR, você conseguirá revisar e monitorar o objetivo e os resultados-chave, além de criar novos planejamentos. Então, o PPP será um grande aliado nos check-ins feitos pelos gestores.
Uma das características do OKR são os ciclos curtos. Normalmente, os OKRs dos colaboradores duram três meses ou um pouco mais.
Portanto, o PPP precisa ser elaborado em intervalos também curtos. Nossa sugestão é que ele seja apresentado semanalmente. Os colaboradores devem ser orientados a ter a ação como hábito e responder às perguntas com objetividade.
Além disso, é importante:
- assegurar aos colaboradores que os problemas não serão vistos como falhas pessoais, mas como desafios para a organização;
- ter o PPP registrado e não realizá-lo apenas oralmente. Assim, a equipe terá um documento para consultar quando necessário;
- analisar o PPP e aproveitar a oportunidade para oferecer ajuda e elogiar os aspectos positivos.
- compartilhar todos os PPPs com a equipe, inclusive a do gestor. Afinal, a transparência deve ser para todos os lados.
Entenda com um exemplo de PPP com OKR
Só para ilustrar, veja um exemplo de como o PPP funciona com um OKR de marketing que visa alcançar mais clientes para o negócio.
Progresso [O que você alcançou até agora?]
Planejamento [Qual será seu próximo foco?]
Problemas [Quais são os problemas que está enfrentando?]
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Gostou de saber como funciona o PPP com OKR? Essa técnica é excelente para que os gestores se sintam próximos dos profissionais e os ajudem quando necessário.
Outra forma de monitorar o objetivo e os resultados-chave é por meio do TeamGuide, uma plataforma de gestão de pessoas completa e eficiente para os check-ins.
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