O OKR no Trello otimiza o tempo dos gestores, organiza as tarefas e facilita a visualização do progresso rumo ao objetivo. Quer saber mais? 

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Leia também: Descubra quais são os processos para definir metas de OKR e garanta a participação do time

O que é OKR?

O OKR é um framework de gestão de objetivos que tem uma estrutura simples, mas que é muito poderoso para conseguir resultados para a organização. Ele foi popularizado pelo Google e é utilizado por empresas de diversos nichos atualmente. 

Sua sigla vem do inglês, “Objective and Key-Results”, ou “Objetivos e Resultados-chave” em português. Enquanto o objetivo é a definição do que se pretende alcançar, os resultados-chave são dados mensuráveis, ou seja, com numerais que levam a organização em direção ao objetivo.

Dessa forma, os OKRs têm:

  • metas ambiciosas;
  • ciclos curtos;
  • foco em prioridades;
  • alinhamento entre equipes;
  • transparência de processos. 

Por exemplo, veja o OKR de marketing digital abaixo:

Objetivo: aumentar o engajamento do público com a marca.

Resultado-chave 1: aumentar o Net Promoter Score de 6.0 para 8.0.

Resultado-chave 2: aumentar o número de seguidores no Instagram para 15K.

Resultado-chave 3: aumentar em 30% o número de clientes recorrentes.

Note que os resultados-chave são um conjunto pequeno. Contudo, eles dizem muito sobre o objetivo e contém indicadores que mostram o sucesso dele.

O que é o Trello e como usar? 

O Trello é uma ferramenta que organiza projetos em quadros e é inspirado no Kanban para a visualização e gerenciamento de fluxos de trabalho. Com ele, é possível personalizar os processos com arquivos, checklists e automação. 

Além disso, ele é simples de usar e fácil de compartilhar com a equipe. 

Para a visualização de projetos, o Trello oferece:

  • quadros: facilitam a visão ampla dos projetos;
  • listas: para os diferentes estágios de uma tarefa;
  • cartões: representam as tarefas e o que é necessário para realizá-las.

O Trello tem uma versão básica gratuita para uso e outra Premium que pode ser testada por 14 dias. 

Como usar OKR no Trello? 

Existem várias ferramentas para usar OKR e uma das mais conhecidas e utilizadas é o Trello, graças à sua facilidade de visualização.

Em resumo, o OKR no Trello funciona bem com o seguinte layout:

  1. Cada objetivo é colocado em uma lista.
  2. Cada resultado-chave recebe um cartão abaixo da lista do objetivo.
  3. Cada cartão ganha tarefas com um checklist.
  4. Etiquetas mostram o status de cada tarefa e resultado-chave.

Na prática, o que você precisa fazer para um bom uso é ir até o site do Trello e seguir o passo a passo que mostraremos agora. 

Acompanhe!

1. Use um modelo

Felizmente, você pode criar o OKR no Trello a partir de um modelo, economizando tempo e esforço. O modelo de OKR no site é de autoria de Kevan Lee, vice-presidente de marketing da Buffer.

Basta fazer a pesquisa na página inicial do Trello e depois clicar em “Usar modelo”.

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O Trello oferece um modelo pronto de OKR para editar.

Dê um título ao projeto de OKR, desmarque “Manter cartões” e “Manter cartões de modelo” e, depois, clique em “Criar”.

2. Insira as informações necessárias 

Agora, será necessário dar nome a cada lista de objetivos e criar os resultados-chave em cada cartão, assim:

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Em cada lista de objetivos, devem constar os resultados-chave em cartões.

3. Adicione as listas de tarefas

As listas de tarefas devem constar em cada resultado-chave. Para isso, será necessário editar cada cartão. Clique nele e, depois, em “Checklist”. Dê um nome como “Tarefas Pendentes” ou “Tarefas a Serem Feitas”.

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Em cada resultado-chave, insira as tarefas necessárias.

Após isso, clique em “Adicionar um item” e defina todas tarefas do OKR. 

Note que há a indicação de progresso do resultado-chave que será atualizado à medida que as tarefas forem realizadas. Isso é ótimo para os gestores monitorarem o OKR no Trello e estarem cientes da performance dos colaboradores.

Outro ponto importante é escrever em “Descrição” o que se pretende com o resultado-chave. Aqui, vale uma explicação mais detalhada, podendo incluir até um breve histórico.

4. Compartilhe com o time

Um dos pilares do OKR é a transparência dos processos. Em outras palavras, todos devem saber quais são as tarefas dos colegas e qual tem sido o progresso deles em direção aos objetivos e resultados-chave.

Por isso, compartilhe com as pessoas envolvidas, os OKRs de cada time. Será necessário clicar em “Membros” e inserir o e-mail delas.

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Para adicionar os membros do projeto, use o e-mail dos profissionais.

Caso sua assinatura seja Premium, para cada tarefa, informe quem são os responsáveis. Clique na tarefa, depois em “Atribuir” e insira o membro.

5. Personalize o OKR no Trello

É possível trocar as cores ou o fundo da tela de trabalho dos OKRs. Vá até “Mostrar menu” na lateral esquerda, e personalize da maneira que quiser.

Além disso, você pode incluir o prazo ao clicar em “Data”, inserir anexos e colocar etiquetas que, por padrão, são:

  • Concluído (por enquanto);
  • Em espera;
  • Planejamento;
  • Concluído;
  • Em andamento.

No entanto, é possível editar essas etiquetas e nomeá-las da forma que achar melhor. O importante é que elas sejam objetivas e comuniquem bem o status da atividade. 

Então, sempre opte pelo simples.

Monitore o OKR para entender onde estão os erros e acertos

Além de criar o OKR no Trello e visualizar o que tem sido feito, você pode organizar os check-ins periódicos pelo próprio Trello. Nesse sentido, crie um novo template e, para cada lista de objetivo, crie um checklist do que precisa ser observado.

Também é interessante gerar gráficos e colocá-los como anexos nos quadros de checagem que você criar. Isso vai facilitar uma visão analítica e ampla de todo o processo.

Desse modo, você também conseguirá identificar rapidamente os erros que podem se tornar problemas graves futuramente, e as boas estratégias que devem ser repetidas na próxima dinâmica de OKR.

Então, gostou do conteúdo e está pronto para ter os benefícios do OKR na sua empresa? O Trello pode ser um ótimo aliado, mas também pode ser uma ferramenta incompleta para você que precisa estar muito atento às performances dos colaboradores.

Por isso, faça um teste com o TeamGuide, que é uma ferramenta de gestão de pessoas com recurso especial de gestão da metodologia de OKR. Com ele, você visualiza os objetivos e os resultados-chave, como no Trello, ao mesmo tempo em que se beneficia do diferencial de realizar reuniões one-on-one com colaboradores.

Além disso, também é possível dar feedbacks pela ferramenta. Ou seja, TeamGuide permite que você e sua equipe se sintam mais próximos enquanto buscam os mesmos objetivos.

Comece um teste grátis e entenda como TeamGuide ajuda sua empresa quando os OKRs estão em ação. Confira!