Conhecer o que é uma reunião one-on-one oferece benefícios para a empresa e para o colaborador.

Para os funcionários, as reuniões individuais ajudam a obter o feedback e a orientação necessários para ter sucesso em sua função e para avançar em sua carreira.

Já para a organização, elas contribuem para o engajamento e comprometimento do time em busca dos objetivos do negócio. 

Quando toda a equipe está motivada e tem um direcionamento claro sobre quais são os objetivos da companhia, as chances de sucesso se multiplicam. 

Afinal, os colaboradores são essenciais para a organização oferecer bons produtos e serviços aos clientes e competir em um mercado com alta concorrência. 

Por outro lado, a falta de comprometimento dos profissionais tende a levar a companhia à baixa produtividade e a números insatisfatórios relacionados ao desempenho da marca. 

Mas, afinal, o que é uma reunião one-on-one e como realizá-la na empresa? 

Essas são duas perguntas que respondemos ao longo deste artigo, por isso, continue lendo e aprenda como aplicar na sua empresa.  

O que é uma reunião one-on-one? 

Uma reunião one-on-one é um encontro regular entre duas pessoas em uma organização, geralmente, um gerente e um funcionário (ou um profissional de RH e um colaborador ou gestor). Esse momento é usado para o compartilhamento de feedbacks, resolver problemas e auxiliar os participantes a crescer em suas funções.

Esses encontros são valiosos para estabelecer uma conexão mais próxima e pessoal entre os participantes, proporcionando um espaço onde as preocupações, ideias e feedbacks podem ser compartilhados de maneira mais aberta e individualizada. 

Elas também funcionam como uma oportunidade para gestores e colaboradores:

  • alinharem expectativas;
  • definirem metas;
  • discutirem o desenvolvimento profissional;
  • abordarem questões mais sensíveis que não são apropriadas para discussões que envolvam mais pessoas.

Essas reuniões são projetadas para promover a comunicação direta e individual com foco em:

  • oferecer feedback;
  • fazer uma revisão de desempenho;
  • tratar de questões específicas entre um líder, ou gestor de RH, e um membro da equipe.

Como fazer reuniões one on one? 

Entendido o que é uma reunião one-on-one, seguimos para as etapas de aplicação. 

Uma das formas mais eficientes de fazer reuniões one-on-one é usando templates prontos e personalizáveis, que te ajudam a organizar a conversa, de acordo com o objetivo de cada encontro.

Aqui no TeamGuide criamos 10 modelos para reuniões 1:1 que funcionam para diferentes tipos de encontros. Aproveite para baixá-los gratuitamente.

Entretanto, antes de usar esses guias de conversa, é importante planejar sua reunião. Para isso, você pode seguir o passo a passo, abaixo. 

1. Comunique sobre o início das reuniões

O primeiro passo para a reunião one-on-one é avisar o time que essa atividade começará a fazer parte de suas rotinas. 

Informe o objetivo desses encontros e seja transparente sobre o processo. 

Dessa forma, você reduz as dúvidas que os colaboradores, geralmente, têm sobre esse tipo de encontro e ainda aumenta o envolvimento deles com o processo. 

Deixe claro que as reuniões serão espaços para que eles compartilhem suas opiniões sobre:

  • processos;
  • ambiente de trabalho;
  • seus líderes;
  • demais aspectos que interferem em seu desempenho. 

Reforce a ideia de que essas conversas não visam sinalizar insatisfação com o trabalho da equipe e não tratam de microgerenciamento. 

Em vez disso, elas devem ser encaradas como oportunidades para melhorar o processo de trabalho de todos, em busca de eliminar barreiras, lacunas e gargalos que possam estar impedindo o time de crescer. 

2. Determine a cadência dos encontros

Uma pesquisa divulgada pela Harvard Business Review indicou que realizar uma reunião com os membros da equipe uma vez por semana durante cerca de 30 minutos, é a abordagem mais desejada pelos colaboradores das empresas, independente do setor do negócio. 

De fato, esse é um bom modelo para começar. Conforme você for realizando os encontros, perceberá a necessidade de alterar, ou não, o formato. O mais importante é que o encontro seja periódico.

3. Defina um local

Se você puder se encontrar pessoalmente com os profissionais da sua empresa, melhor! Nesses casos, escolha um local onde você e seu funcionário se sintam à vontade e livres de distrações. 

Uma dica aqui é conversar com os membros da sua equipe com antecedência para avaliar onde eles se sentem mais confortáveis para realizar esse bate-papo. 

Leia também: Como aumentar a produtividade no trabalho remoto? 6 dicas de ouro para introduzir em sua rotina

4. Crie uma agenda

É comum que alguns líderes achem que as reuniões one-on-one não precisam ser agendadas, entretanto, esse é um erro. 

Os colaboradores devem estar preparados para oferecer sua visão durante uma conversa com seus gestores ou com os profissionais de RH. 

Por isso, agende um horário com antecedência e evite pegar seus funcionários de surpresa. 

5. Monte um ambiente seguro e confortável 

Uma reunião one-on-one eficiente depende da capacidade de quem a lidera em deixar os funcionários confortáveis para emitir sua opinião com sinceridade. 

Para que isso aconteça, reforce o objetivo do encontro e deixe claro que aquele é um espaço seguro para que ele compartilhe suas frustrações, dificuldades e desejos. 

Seguindo nessa lógica, faça com que ele se sinta respeitado, ouvido e valorizado.

6. Pratique a escuta ativa

Ao iniciar a reunião, lembre-se de que o que importa são as necessidades, o desempenho e o envolvimento do seu funcionário. 

Logo, é essencial que você esteja mais disposto a ouvir do que falar, ok?

Para conduzir esse bate-papo, indicamos que você leia nosso artigo especial: “TOP 10 perguntas para reunião de feedback one-on-one”. 

A partir das questões que sugerimos, você estimula o funcionário a falar e poderá, então, coletar as informações necessárias para os próximos passos. 

7. Contribua com seu ponto de vista

Após ouvir com atenção, haverá momentos na reunião em que você precisará contribuir com seu ponto de vista. 

Essa é uma excelente oportunidade para você dar feedback honesto e específico sobre as suas expectativas em relação aos colaboradores.

Nesse sentido, é possível se dedicar a buscar informações que te ajudem a identificar as causas raízes de problemas que podem estar acontecendo. 

Com isso, vocês podem agir juntos na busca por soluções, criando, por exemplo, um plano de ação para atender às demandas do colaborador e da empresa.

8. Faça o acompanhamento pós-reunião

O ideal é que os colaboradores terminem a reunião com um plano de ação claro sobre o que devem fazer para alcançar seus objetivos individuais e coletivos, em conjunto com o restante da empresa.

Se houver ações ou compromissos acordados durante a reunião, assegure-se de acompanhá-los conforme necessário.

Junto a isso, promova uma cultura de feedback contínuo, incentivando a comunicação aberta e transparente ao longo do tempo.

Resumindo, para fazer uma boa reunião one-on-one aplique os seguintes passos:

  • Comunique sobre o início das reuniões
  • Determine a cadência dos encontros
  • Defina um local
  • Crie uma agenda
  • Monte um ambiente seguro e confortável 
  • Pratique a escuta ativa
  • Contribua com seu ponto de vista
  • Faça o acompanhamento pós-reunião

Em conjunto com essas etapas, use as dicas e o passo a passo que organizamos no ebook “Guia Simplificado da Reunião 1-1”. O material é 100% gratuito e te ajuda a cumprir todas as etapas desse encontro com mais agilidade e assertividade. 

Lembre-se de que o sucesso das reuniões one-on-one depende, em grande parte, da construção de confiança mútua e do estabelecimento de uma comunicação eficaz. Adapte essas diretrizes conforme a cultura e as necessidades específicas da sua equipe e organização.

A tecnologia é uma importante aliada, por isso, conheça o TeamGuide e teste grátis nossos recursos para gestão de reuniões one-on-one.