Passo a passo: como montar uma matriz de competências da elaboração da planilha até a análise dos resultados

Você sabe como montar uma matriz de competências? Se você não entende como isso é feito e precisa aprender para aplicar na empresa quanto antes, não se preocupe! 

Separamos 7 passos simples para você entender e começar agora mesmo! 

Continue a leitura!

Leia também: Saiba qual é a importância da matriz de competências no desenvolvimento do time e na organização da empresa

Qual é a importância da matriz de competências?

A matriz de competências é uma ferramenta essencial para diversos processos de RH de uma empresa. Em resumo, ela organiza os conhecimentos e habilidades que um profissional precisa apresentar para exercer um cargo específico da empresa. 

Além disso, a matriz também mostra os níveis de competências de cada colaborador. 

Assim, antes de saber como montar uma matriz de competências, entenda que ela é muito importante para o trabalho dos profissionais de RH e da diretoria. Ao organizar as competências dos cargos e avaliar os profissionais, a ferramenta:

• ajuda a conhecer o time;
• identifica pontos fracos para criação de treinamentos;
• melhora o clima organizacional ao valorizar o desenvolvimento do time;
• alinha habilidades dos profissionais com as necessidades da empresa;
• auxilia nos processos de promoção e reestruturação de equipes.

Outro ponto importante é que é possível fazer seleção de talentos com a ajuda da matriz de competências. Afinal, ela indicará quais são os atributos necessários em um profissional ideal para a empresa. Ao preencher as colunas de competências, é mais fácil saber quais são os candidatos certos. 

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Como montar uma matriz de competências?

Saiba como montar uma matriz de competências com os 7 passos que separamos para você. 

Descubra! 

1. Escolher uma ferramenta

Primeiramente, será necessário escolher uma ferramenta para montar a matriz. O ideal é que ela seja feita em uma planilha. Assim, você pode organizar os campos com as informações relevantes.

As ferramentas mais usadas nesse sentido são o Excel e o Google Sheets. As duas são completas e atendem muito bem ao objetivo. No entanto, o Google Sheets oferece mais praticidade de compartilhamento em tempo real. 

Após escolher a ferramenta, você pode criar abas para cada setor. Dessa maneira, você organiza todas as competências em apenas um documento.

2. Definir as competências

O segundo passo de como montar uma matriz de competências é conhecer cada cargo e entender o que a empresa espera de cada um deles.

Ou seja, não basta apenas saber o que os colaboradores atuais conhecem e fazem. É preciso também analisar as necessidades da organização. 

Portanto, você precisará entrevistar os profissionais, analisar suas atividades, entender o negócio e conversar com a diretoria.Logo, você poderá definir as competências mais importantes. 

Além das habilidades técnicas, ou hard skills, inclua também algumas habilidades comportamentais, ou soft skills. Elas são importantes em diversas situações, como negociação, adaptação a mudanças e trabalho em equipe. 

Na planilha, liste cada uma das competências em uma linha. Assim:

3. Definir os níveis de competências

É importante também criar níveis de competências para entender melhor onde cada colaborador se encaixa. Assim, ao invés de um “SIM” ou “NÃO” genérico, você entende quais são as habilidades mais urgentes para o desenvolvimento.

Veja um exemplo com a legenda de níveis de uma matriz:

Se preferir, você pode usar outros adjetivos, como “excelente, ótimo, bom, razoável, ruim”. 

4. Definir os níveis de interesse

Além dos níveis de competências, inclua os de interesse do colaborador. Dessa forma, você saberá se existe a possibilidade de crescimento para o profissional na empresa e terá mais assertividade em decisões que o influenciam. 

Aqui, vale uma legenda simples, como a abaixo:

Ou inclua uma um pouco mais complexa, como:

5. Organize a planilha

Agora você já tem as informações mais importantes para organizar a sua planilha. Apenas adicione o campo de Necessidade de Treinamento, que deve ser preenchido com “SIM” ou “NÃO”. 

Para deixar a sua matriz ainda mais informativa e rica, inclua o campo de Comentários em que você possa especificar qual é o treinamento necessário, se for o caso, e discorrer sobre outros assuntos que julgar importantes. 

Tente organizar a sua planilha como o modelo abaixo:

6. Avaliar cada colaborador

Para preencher as colunas de nível de competência e de interesse, será necessário avaliar os colaboradores. 

Nesse sentido, as avaliações de desempenho são as mais indicadas, por apresentarem rigor técnico e objetividade. Escolha um tipo de avaliação, como a de 180 ou de 360 graus, aplique a ferramenta e use os dados que encontrar para usar como base no preenchimento. 

7. Analisar os resultados

Analise os resultados tanto de maneira geral quanto específica. Isso quer dizer que você precisa ver o grupo como um só e ainda avaliar cada um dos profissionais.

É provável que você encontre pontos fracos em comum e se surpreenda com exceções em excelência. 

Aproveite que está usando uma planilha para conseguir dados objetivos, como médias e gráficos que ajudem você na interpretação.

8. Agir com tomadas de decisão

Agora você precisa saber o que vai fazer com as informações encontradas na matriz. Por certo, você terá alguns insights do que é preciso fazer. 

Para ajudar nesta missão, faça perguntas, como:

• Qual é a competência que o time tem como ponto fraco?
• Qual o treinamento mais urgente para o time todo? E para colaboradores específicos?
• É preciso realocar alguém? 
• Quais colaboradores se destacam em excelência?

A partir disso, você poderá seguir para ações que ajudem o time no seu desenvolvimento, como treinamentos e cursos e planos de desenvolvimento individuais.

Você também poderá realizar reuniões one-on-one com os colaboradores que achar necessário. 

Se a empresa estiver com uma vaga de promoção, você também terá mais facilidade na seleção.

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