Avalie as reuniões da sua equipe

Se seus colegas se sentem sobrecarregados e pouco produtivos, considere como as reuniões podem ser as culpadas. Antes da pandemia, cerca de 55 milhões de reuniões eram realizadas diariamente apenas nos Estados Unidos. Esse número só aumentou. Segundo um estudo recente do National Bureau of Economic Research, o tempo que as pessoas passam em reuniões aumentou 13% depois da pandemia.

As pessoas costumam se reunir quando precisam tomar uma decisão ou monitorar o progresso de alguma tarefa e frequentemente convidam pessoas que não precisam estar lá (a calculadora de reuniões da Harvard Business Review mostra o quanto essas reuniões podem custar). Tudo isso levou à fadiga das reuniões, deixando as pessoas com menos tempo para fazer seu trabalho.

Então, o que eu proponho a você?

Que essa semana você garanta que as reuniões fixas no calendário da sua equipe sejam essenciais e removerá aquelas que não são. Mas tenha cuidado para não cancelar reuniões de forma precipitada. As reuniões podem ser um momento vital para a equipe se conectar e construir rapport, o que pode ser promotor de saúde mental e engajamento, o que pode realmente evitar o burnout. No entanto, você deve ser criterioso e intencional em relação às reuniões que realiza, liberando mais tempo para sua equipe, permitindo pausas necessárias e ajudando na carga de trabalho.

Reserve 30 minutos hoje ou amanhã para avaliar as reuniões fixas da equipe que você lidera. Para cada uma delas, siga os passos abaixo:

1. Pergunte a si mesmo, esta reunião é necessária? É uma oportunidade de reunir membros da equipe que você não teria de outra forma? Você utiliza a reunião para tomar decisões que requerem uma conversa ativa?
2. Se uma reunião for realmente necessária, então considere: Ela precisa ser uma videoconferência (se a sua organização estiver trabalhando remotamente)? Ficar na frente da câmera é cansativo. Ela é mais longa do que precisa ser? E se for mais longa que 30 minutos, poderia ser mais curta?
   Quais participantes são absolutamente essenciais? Quem poderia ser deixado de fora do convite da próxima vez?

Considere revisar os pontos acima com os membros da equipe responsáveis pelas reuniões ou compartilhá-los com outros líderes em sua empresa. Se avaliar todas as suas reuniões de uma vez for cansativo, experimente este truque simples: Reduza uma de suas reuniões fixas de uma hora para 45 minutos, para que sua equipe possa respirar antes de começar o próximo encontro.