Seja por meio de novas ferramentas ou mudança de hábitos, é grande o número de pessoas constantemente à procura de maneiras para aumentar a produtividade no trabalho.
Felizmente, a tecnologia oferece uma grande variedade de aplicativos e outros serviços para rastrear hábitos, otimizar tarefas e facilitar o dia a dia.
Neste post, você vai conferir como testar métodos de produtividade e também 6 aplicativos de produtividade para incorporar desde já em sua rotina.
Como testar métodos de produtividade aumenta seu autoconhecimento?
A produtividade pode ser definida como a capacidade de colaboradores, líderes ou gestores de realizar suas demandas com qualidade e no prazo determinado.
Como você pode imaginar, existem diversas variáveis neste processo, e que podem diminuir os índices de produtividade significativamente, como:
- Alto número de demandas;
- Distrações como celulares e reuniões em excesso;
- Pouca energia;
- Saúde mental e física comprometida;
- Falta de organização.
Por essa razão, rastrear a própria produtividade e entender como esses fatores têm impactado positiva ou negativamente na rotina de trabalho é também um exercício de autoconhecimento.
Embora não seja uma tarefa fácil, existem diversos aplicativos de produtividade disponíveis e que facilitam a jornada de aprendizado sobre como a produtividade pode ser otimizada em sua rotina.
A seguir, antes de conferir a lista de aplicativos de produtividade que separamos para você, confira como testar cada um deles e aproveitar ao máximo cada uma das ferramentas.
Como usar aplicativos para otimizar a produtividade?
Antes de falar sobre os aplicativos de produtividade, é importante frisar que existem diferentes tipos de aplicativos e nem todos eles se adequam bem a todos os tipos de rotina.
Por essa razão, é importante testar diferentes metodologias e entender qual se adequa mais ao seu ritmo de trabalho.
Pessoas mais ansiosas, por exemplo, podem ter dificuldades em utilizar aplicativos com to-do lists, isso é, listas de afazeres que mostram as próximas tarefas a serem realizadas.
Da mesma forma, aplicativos de notação de informação podem ser pouco úteis para quem prefere anotar tudo manualmente ou não consegue manter o ritmo de escrita todos os dias.
Por isso, testar qual método e aplicativo mais se encaixa em sua rotina é fundamental. Além disso, é importante entender que eles é que devem se adequar a sua rotina, e não o contrário!
A seguir, confira alguns passos para testar corretamente cada um deles e se certificar de que eles são o que você procura para otimizar sua produtividade.
Conheça os diferentes tipos de aplicativo
Como você viu, a variedade de aplicativos de produtividade é bem grande, e o primeiro passo para encontrar o que mais se encaixa em sua rotina é conhecer as principais categorias.
Os principais aplicativos de produtividade são:
- Aplicativos de listas de afazeres;
- Timers;
- Calendários;
- Notação de informações;
- Acompanhamento e criação de hábitos
Aplicativos de lista de afazeres
Um dos tipos de aplicativos mais comuns e simples na área da produtividade, os aplicativos com listas de afazeres apresentam um jeito fácil de organizar as tarefas.
Em geral, basta adicionar as tarefas informando o nome da demanda, como “entregar relatório semanal”, além da data e outros detalhes opcionais.
Como você ainda vai ver ao fim do post, a maioria dos aplicativos nesta categoria também ajudam a lembrar dos compromissos com notificações e outros alertas.
Timers
Permanecer concentrado em uma tarefa depois de um longo período não é uma tarefa fácil para muitos colaboradores, principalmente em demandas mais demoradas ou complexas.
Por essa razão, aplicativos de timer podem ser úteis, já que apresentam um cronômetro ou temporizadores que marcam o tempo de forma crescente ou decrescente e ajudam na gestão de tempo de forma simples.
Em muitos destes aplicativos, é possível dar nomes às tarefas e estipular um intervalo de tempo, o que também facilita no planejamento do resto das atividades.
Calendários
Embora muitos aplicativos de produtividade estejam voltados à conclusão de tarefas específicas, também existem aplicativos que organizam sua rotina de maneira mais ampla.
Nestes aplicativos, é possível organizar seus eventos, tarefas e lembretes com muita antecedência, o que impacta diretamente em sua produtividade.
Em serviços mais sofisticados, como o calendário oferecido pelo Google, também é possível se comunicar com a agenda de outros usuários e otimizar a marcação de reuniões, por exemplo.
Notação de informações
Além de anotar eventos importantes e facilitar o foco, alguns aplicativos também auxiliam na notação e armazenamento de informações importantes.
Assim, é possível evitar que informações valiosas se percam ou que tempo seja perdido procurando anotações que poderiam estar armazenadas de maneira otimizada.
Teste cada aplicativo em um intervalo de tempo razoável
Agora que você conhece bem alguns tipos de aplicativos, é importante ter em mente que nem sempre é simples introduzi-los na rotina rapidamente.
Por essa razão, é importante testar cada um dos aplicativos de produtividade em um tempo razoável, o que pode girar em torno de uma semana.
Durante essa semana, é possível entender se o aplicativo alcançou suas expectativas e se faz sentido continuar utilizando ou já é hora de passar para o próximo.
Esse processo de avaliação nem sempre é tão fácil, e por essa razão, anotar seus progressos é uma boa dica, o que nos leva ao próximo item da lista.
Anote suas descobertas e escolha o que mais se adaptou
Durante o período de teste para encontrar o aplicativo que mais se encaixa em sua realidade, tente responder algumas perguntas sobre cada um deles.
Veja aqui alguns questionamentos importantes:
- Eu me senti confortável usando este aplicativo?
- Como ele impactou a minha produtividade esta semana?
- Quanto eu produzi a mais usando este aplicativo?
- Tive dificuldades para descobrir como utilizar suas funções?
Com essas perguntas, você já deve ser capaz de encontrar qual ou quais aplicativos são os mais indicados, afinal, não é necessário escolher apenas um!
6 aplicativos de produtividade para testar
Agora que você aprendeu como testar e escolher aplicativos de produtividade, chegou a hora de conhecer os 6 aplicativos de produtividade mais úteis para incorporar em sua rotina. Confira!
Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite criar quadros, listas e cartões para organizar suas atividades.
Para realizar tudo isso de forma simples e intuitiva, o Trello organiza suas atividades no formato de Kanban.
Assim, você pode conferir suas atividades concluídas, em progresso e ainda em fase de planejamento rapidamente.
A principal dica para aplicativos como o Trello é manter a atualização constante, já que é fácil se perder quando as informações vão ficando defasadas.
Embora ferramentas simples como o Trello também sejam úteis para o RH, este tipo de trabalho exige uma gestão de informações muito mais completa e específica, como a oferecida pela plataforma do TeamGuide.
Com o TeamGuide, o RH ganha um jeito fácil de solicitar informações dos colaboradores e armazená-las em segurança.
Além disso, é possível visualizar informações importantes como tempo na empresa e histórico de desempenho com o People Analytics, facilitando a tomada de decisões e gestão people first no setor.
Forest
Manter o foco por longos períodos não é tarefa fácil, e, como você viu, diversos aplicativos de produtividade facilitam este processo com suas próprias ferramentas.
O Forest utiliza a Técnica Pomodoro, bastante conhecida para otimizar a produtividade sem negligenciar o tempo de descanso.
Basicamente, a Técnica Pomodoro divide suas demandas em intervalos de tempo regulares: são 25 minutos de foco e 5 minutos de descanso.
Quando colaboradores subdividem o tempo dessa forma, há mais produtividade porque é possível focar por um tempo curto, mas valioso. Além disso, também é possível utilizar o intervalo de descanso para relaxar e voltar com força total.
No caso do Forest, cada vez que você completa um ciclo de 30 minutos corretamente, uma pequena árvore vai crescendo em sua floresta pessoal.
Dessa forma, além do incentivo de completar as tarefas, usuários também ficam motivados com o crescimento de uma árvore fictícia.
Na plataforma do TeamGuide, o incentivo aos colaboradores também é essencial. Líderes podem utilizar o mural de elogios para reconhecer seus times, que se tornam públicos e ajudam na motivação das equipes.
Todoist
O Todoist é um dos aplicativos de produtividade mais famosos da área, já que também é bastante completo.
Assim como o Trello, o Todoist também é um organizador de tarefas. Ele é capaz de categorizar suas demandas separadas por data de entrega, prioridade e outros marcadores importantes.
Diferentemente do Trello, que funciona com formato de kanban, o Todoist também pode ser usado em lista, o que facilita a visualização de projetos como um todo.
Outra vantagem de utilizar aplicativos como o Todoist na sua rotina de produtividade é que é mais fácil atribuir metas pessoais e acompanhar o progresso delas diariamente.
Ainda assim, em plataformas como Trello e Todoist, estas metas têm um acompanhamento mais manual e exigem muita atenção.
Com a Gestão de metas e OKRs do TeamGuide, líderes podem criar metas coletivas, tanto para equipes inteiras quanto para membros específicos.
Além disso, é possível acompanhar o progresso de forma simples com barras editáveis e gráficos que facilitam a visualização e curvas de desvio.
Com a metodologia OKR, também é simples definir e acompanhar os objetivos da empresa, garantindo que todos os colaboradores estejam usando o bom desempenho para alcançar objetivos comuns.
Fale com o nosso time e entenda mais sobre como a gestão de metas e OKRs pode ajudar na produtividade da sua empresa.
Slack
Muitos aplicativos de produtividade estão focados em otimizar seu tempo de forma individual, mas a otimização de produtividade vai bem além disso.
O Slack, por exemplo, que se apresenta como uma plataforma de produtividade, é uma ferramenta de comunicação interna que pode ser usada em empresas.
Em um menu lateral, usuários podem separar as comunicações em chats que organizam diferentes temas e fluxos de trabalho.
Assim, o Slack facilita a comunicação da empresa tornando-a mais direta e com menos ruídos, diferentemente dos clássicos e-mails, que podem ser complexos principalmente em grandes equipes.
Notion
Assim como o Slack, o Notion também é uma ferramenta de comunicação que otimiza a produtividade com a organização de informações.
Diferentemente do último item da lista, em que é possível se comunicar de forma ágil com colegas de trabalho, com o Notion você pode categorizar seus tópicos importantes e guardá-los de forma acessível.
Além disso, também é mais fácil compartilhar anotações importantes com colegas de trabalho exportando as informações.
Em processos de brainstorming dentro da empresa, por exemplo, o Notion facilita que colaboradores compartilhem suas percepções e as ideias fluam com mais facilidade.
Rabit
Bem parecido com o Todoist, o Rabit promete otimizar sua produtividade com o rastreamento e organização de seus hábitos na rotina.
No aplicativo, à medida que suas tarefas vão sendo realizadas, um pequeno jardim é construído, motivando os usuários a realizar suas demandas no prazo correto.
Analisando categorias como “exercícios” e “hábitos financeiros”, é possível ver que este aplicativo de produtividade é mais voltado para a vida pessoal.
Como você já sabe, o work-life balance, equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, é essencial para a produtividade e também para a saúde mental dos colaboradores.
No TeamGuide, saúde mental e work-life balance também são colocados em primeiro lugar com as ferramentas de saúde mental e o Termômetro de trabalho, que aumentam a qualidade de vida no trabalho e diminuem o risco de transtornos como o Burnout.
Com o Termômetro, colaboradores informam de forma anônima e segura sobre seu fluxo de trabalho, o que ajuda a liderança na hora de delegar tarefas e planejar os próximos passos.
Para colaboradores, isso significa jornadas de trabalho mais tranquilas e tempo para tarefas pessoais quando estão fora do escritório, como a rotina de exercícios e hábitos saudáveis sugerida pelo Rabit.
Equipes mais produtivas com o TeamGuide
Durante este post, você viu passos para testar aplicativos de produtividade e também conheceu alguns dos melhores aplicativos para rastrear hábitos e produzir mais.
Além disso, você também viu como o TeamGuide é mais do que uma ferramenta de produtividade, unindo desempenho e gestão inteligente em um só lugar.
Com a Gestão de metas, a produtividade das equipes é muito maior, já que é possível atribuir metas coletivas, acompanhar o progresso e integrar resultados com outros módulos como a Avaliação de desempenho e 1-1s.
Não só, como também é possível aliar produtividade com saúde mental com o Termômetro de trabalho, rastreador de humor e muito mais!
Acompanhar todas estas transformações é mais simples com nossa ferramenta de People Analytics, que acompanha métricas de engajamento e desempenho com gráficos e dados completos.
Fale com o nosso time e conheça em mais detalhes essas e outras ferramentas da TeamGuide para sua gestão de pessoas.
