As atividades dos profissionais de Recursos Humanos (RH) são trabalhosas e estão em diversos âmbitos, que vão desde o planejamento para a contratação de novos talentos até o desenvolvimento de estratégias que mantêm o time produtivo e satisfeito na organização.

Por isso, um Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos pode ser um grande aliado para o RH da empresa. Se você gosta da ideia e pensa em implementar um, é importante entender melhor o assunto e estar preparado para essa nova realidade na empresa.

Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura!

Leia também: Tudo sobre gestão de benefícios: saiba o que é, sua importância e como implementá-la com sucesso

O que é um Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos?

Um Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos é um software, ou programa que lida com todos os dados dos profissionais de uma empresa. Ele centraliza as informações e as organiza para facilitar o trabalho do RH.

Assim, tanto os gestores de RH quanto a diretoria podem ter acesso facilmente aos dados que procuram para tomar decisões inteligentes e embasadas em informações reais sobre o time da empresa. 

Certamente, não estamos falando de uma nova invenção. Na verdade, os sistemas de RH já existem há muito tempo. No entanto, eles serviam apenas para processos de RH mais burocráticos, como cadastro de pessoal e cálculo de horas.

Com a evolução da tecnologia, atualmente, os Sistemas de Gestão da Informação vão além e conseguem ajudar em questões estratégicas e analíticas de uma empresa.

Além disso, eles também podem ser integrados a outros programas, como parceiros de gestão de benefícios.

Quais são as funções de um Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos?

Na prática, cada Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos tem suas próprias soluções e alguns são mais completos, outros menos. Em geral, eles permitem:

  • Gerenciar folha de pagamento: fazem vários cálculos e ainda podem realizar os pagamentos.
  • Manter banco de dados dos funcionários: como grau de instrução, data de aniversário, detalhes de contrato, etc.
  • Rastrear tempo de produção: colaboradores horistas podem utilizar o programa enquanto trabalham.
  • Gerenciar processos seletivos: podem permitir que candidatos se inscrevam em vagas, facilitar triagens e comunicações com interessados. 

Ainda, alguns sistemas conseguem coletar informações como humor dos colaboradores para entender o clima organizacional. 

Qual é a importância dos Sistemas de Gestão da Informação de Recursos Humanos?

Se você chegou até aqui, deve ter percebido que estamos falando de agilidade para o trabalho dos gestores. Contudo, os benefícios da gestão da informação em RH feita por um software vão muito além disso. 

Veja algumas das outras vantagens:

  • redução das chances de erros humanos;
  • autoatendimento para os colaboradores;
  • por ter documentos de RH digitalizados, o armazenamento é feito com segurança.
  • atualização de dados em tempo real. 
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Uma das maiores vantagens do Sistema de Gestão da Informação de RH é a economia de tempo para focar em atividades urgentes.

Como implementar uma gestão de informação para RH?

O Sistema de Gestão da Informação de Recursos Humanos pode ser implementado em qualquer tipo de empresa, das menores até as com centenas de colaboradores. Para isso, o primeiro passo é escolher o serviço ideal para a sua organização.

Nesse sentido, pesquise os sistemas disponíveis no mercado, considerando:

  • as avaliações de clientes que eles recebem nas redes sociais;
  • suas soluções disponíveis;
  • sua usabilidade e interface;
  • suporte ao usuário.

Após fazer sua escolha, é importante treinar a equipe de RH para que ela saiba usar e aproveitar ao máximo as vantagens do sistema. 

Se o software escolhido também for usado pelos funcionários em geral, também será necessário um treinamento para eles. Eles precisam entender como usá-lo e tirar as suas dúvidas. Então, separe um momento para isso e lembre-se que a escolha certa deve considerar a usabilidade dos colaboradores. 

Afinal, de pouco adianta um software cheio de soluções se ele apresentar uma interface complicada e uma experiência do usuário negativa. 

Por fim, monitore o uso do sistema do time de RH e do quadro completo de colaboradores. Se observar erros, tente resolvê-los quanto antes.

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