Quem trabalha com RH precisa saber como otimizar processos de RH para manter a organização funcionando da melhor forma com o trabalho e criatividade de seus colaboradores.
Mas você realmente sabe como melhorar os processos fundamentais para a empresa? Nós explicamos em um passo a passo simples e prático.
Confira agora!
Leia também: 5 passos para a implementação de processos de RH que deixarão você mais seguro frente aos desafios
Por que otimizar os processos de RH?
A resposta parece óbvia, não é mesmo? Afinal, a otimização supõe criar condições favoráveis para qualquer que seja a situação, então, isso não seria diferente para o RH.
Na prática, você sabe que condições favoráveis são essas? É importante entender o que a otimização de processos de RH traz como benefícios para a organização para você não deixá-la de lado e para explicar para o alto escalão a necessidade de realizá-la.
Por isso, separamos as principais vantagens. Veja:
- encontrar atividades que podem ser automatizadas;
- delegar tarefas para as pessoas certas;
- agilizar as tarefas do setor;
- agir com foco em metas;
- alinhar as atividades do RH às metas da organização.
Como otimizar os processos de RH?
Se você quer saber como otimizar os processos de RH, precisa entender primeiramente que tudo parte de um pensamento estratégico. Em outras palavras, você precisará estabelecer metas, estruturar ações, monitorá-las e ainda analisar os resultados.
Tudo isso passa por 7 passos que listamos abaixo. Descubra!
1. Conheça os objetivos da empresa
Primeiramente, você precisa conhecer bem a organização em que está. Assim, você terá insights do que é preciso melhorar e quais são as urgências do negócio em relação à gestão de pessoas.
A ideia é garantir que tudo o que você vai fazer estará alinhado com os objetivos da empresa. Nesse sentido, entenda a missão e valores dela e converse com a diretoria sobre os objetivos e metas.
Essa contextualização te deixará mais seguro e fará toda a diferença para os próximos passos.
2. Faça um mapeamento dos processos de RH
Agora é preciso fazer um diagnóstico dos processos de RH. Ou seja, entender como as dinâmicas funcionam para saber quais são os pontos que precisam ser extintos ou melhorados.
A melhor maneira para isso é através do mapeamento de processos de RH. Essa estratégia consiste na construção de um fluxograma que mostra visualmente os passos de cada processo, incluindo o início, o fim e os momentos de decisão.
Veja um exemplo simples de mapeamento de avaliação de desempenho abaixo:
Esse passo vai indicar para você quais são os processos que precisam de otimização.
3. Estabeleça metas e ações
Após entender quais são os processos que necessitam de melhorias, liste-os e crie metas para serem atingidas com a otimização. Desse modo, você ajudará o time a focar nas prioridades.
Essa etapa também ajudará os profissionais de RH a entenderem como a otimização de processo ajuda nas suas tarefas.
Além disso, divida as tarefas entre o time e defina prazos.
4. Defina indicadores
Lembre-se de que metas são definições quantitativas para serem alcançadas em um determinado prazo. Em outras palavras, elas são objetivas e especificam onde você deseja chegar com algumas ações e em que período.
Assim, para serem completas, elas precisam de indicadores, medidas para avaliar o desempenho de um processo.
Entre os vários indicadores de processos de RH que você pode usar, estão:
- índice de absenteísmo;
- taxa de turnover;
- índice de retenção de talentos.
5. Automatize os processos
Agora você já sabe quais são os problemas que precisa resolver e as ações que precisa tomar. Separe as atividades repetitivas e burocráticas e pense em formas de automatizá-las.
Dessa maneira, seu time de RH terá mais tempo para focar em atividades urgentes e mais importantes e os processos serão mais ágeis e organizados.
Para automatizar os processos, você precisará de um software como TeamGuide. Nossa plataforma tem diversas soluções para um RH eficiente, incluindo a gestão de dados e o monitoramento de atividades.
6. Capacite o time
Todo o seu time de gestão de pessoas precisa saber como otimizar os processos de RH. Isso envolve lidar com mudanças e, por isso, é necessário preparar o time para as novas rotinas.
A capacitação deve envolver o uso de novas tecnologias e uma nova abordagem de trabalho.
7. Monitore os resultados
Além de criar as estratégias, metas e indicadores, será preciso ter um calendário de monitoramento de resultados. Só assim, você saberá se a forma que escolheu fazer a otimização de processos de RH foi a melhor para a organização.
Observe os indicadores, avalie todos os processos com a ajuda de seu time de RH e veja onde é necessário fazer ajustes.
Saber como fazer a otimização de processos de RH é também compreender que é necessário um ciclo constante de verificação. Em outras palavras, a otimização deve ser parte de sua rotina para trazer resultados sempre melhores e ajudar a empresa a crescer.
Conte com TeamGuide para otimizar os processos de RH
Já falamos aqui como TeamGuide automatiza os processos de RH e, assim, ajuda a sua empresa. Mas precisamos repetir: com a nossa plataforma, a otimização de processos de RH é muito mais eficiente.
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