Embora o processo de recrutamento e seleção possa ser bastante extenso e cansativo para RH e candidatos, ele representa apenas o começo da jornada.
Quando o candidato ideal é selecionado, é hora de dar as boas-vindas, alinhar expectativas e trazer contexto ao novo colaborador, o que costuma ser chamado de processo de onboarding.
Neste post, você vai entender mais sobre o impacto do processo de onboarding para o colaborador, além de conferir os principais erros e algumas dicas de como otimizar essa fase. Boa leitura!
Como o onboarding afeta o colaborador?
Embora seja definido como o primeiro momento em que o colaborador recém-chegado recebe contexto e informações essenciais para desempenhar suas funções, o onboarding tem impactos bem mais amplos.
Quando o onboarding é bem executado, há grandes benefícios para colaborador, liderança e até mesmo o RH.
Com uma boa apresentação de informações, o colaborador entende com mais profundidade sobre os rituais e processos da empresa. Além disso, colaboradores com bom processo de onboarding também:
- Alinham expectativas;
- Ganham mais segurança psicológica
- Ficam mais motivados durante os primeiros dias;
- Cometem menos erros;
Para a liderança, um bom processo de onboarding significa se assegurar de que o novo colaborador tem as ferramentas necessárias para executar o trabalho que precisa ser feito. Também podemos destacar líderes que realizaram um bom onboarding:
- Tem menos risco de retrabalho;
- Valorizam o crescimento profissional dos membros da equipe;
- Tem a oportunidade de revisar os objetivos e equipamentos internos do time.
Por fim, o RH também se beneficia de uma cultura de onboardings bem realizados. Quando isso ocorre e há um bom fit cultural, as chances de desengajamento nos primeiros dias cai consideravelmente.
Leia também: Satisfação do colaborador: exemplos de ações para manter novos talentos engajados
Para o RH, a troca de informações de qualidade entre líderes e colaboradores também significa:
- Um menor índice de rotatividade;
- Aumento no tempo de permanência;
- Retenção de talentos;
- Mais engajamento e aderência às iniciativas de gestão de pessoas.
Principais erros no processo de onboarding
Até aqui, você viu como o processo de onboarding é muito mais do que um contato inicial, e tem impactos positivos em todos os setores da empresa, desde que realizado corretamente.
Infelizmente, muitos líderes e RHs acabam cometendo erros na hora de iniciar um novo colaborador na rotina da empresa
Podemos citar a dificuldade da liderança em dar contexto, poucas informações sobre a cultura da empresa e pouco alinhamento de expectativas.
A seguir, confira em detalhes como cada um desses pontos impacta de forma negativa no processo de onboarding.
Líderes dão pouco contexto ao novo colaborador
Toda empresa, mesmo as mais recentes no mercado, possuem uma cultura organizacional, processos mais ou menos estruturados e peculiaridades do mercado em que trabalham.
Assim, quando um novo colaborador soma no time, é preciso que ele fique à par de todos os processos da empresa que impactam em seu trabalho.
Infelizmente, muitos líderes têm dificuldade em apresentar o contexto da empresa de forma eficaz.
Um onboarding sem contexto pode ser responsável pela dificuldade do colaborador de entender mais sobre a empresa, enquanto líderes se frustram com um trabalho pouco eficaz.
A cultura da empresa não é apresentada
No item anterior, você viu que a falta de contexto sobre o trabalho direto do novo colaborador pode ser prejudicial para um processo de onboarding bem sucedido.
Mas além de questões ferramentais mais concretas, o processo de onboarding também é fundamental para que o colaborador conheça mais sobre a cultura da empresa.
No processo de onboarding, muitas dúvidas sobre a cultura da organização que o colaborador possui podem ser levantadas, como:
- Existem interações constantes entre os times?
- Quais são os meios de comunicação utilizados?
- Existe possibilidade de trabalho remoto?
- A empresa tem uma cultura de processos ou de resultados?
Em alguns dias, o onboarding bem realizado deve ser capaz de responder essas e outras dúvidas, e trazer a sensação de fit cultural também para o novo colaborador.
Ao contrário, quando isso não ocorre, colaboradores podem ter dificuldades em se adaptar aos rituais da empresa e interação com colegas de trabalho.
Não há alinhamento de expectativas
Por fim, outro erro comum é não abordar o alinhamento de expectativas no processo de onboarding.
Isso é essencial, já que tanto colaboradores quanto a liderança possuem expectativas, que correm mais chance de serem frustradas quando não são comunicadas.
Uma empresa pode ter em mente a contratação de um profissional mais experiente e que consiga resolver problemas com mais autonomia, por exemplo, enquanto o colaborador contratado e sem experiência tem a expectativa de se desenvolver na carreira com uma supervisão mais atenta.
Entre outros exemplos, é possível identificar como a falta de alinhamento pode proporcionar ruídos de comunicação, além de desengajamento, turnover e ambiente que dificulta a manutenção do bem-estar e saúde mental.
5 dicas para um processo de onboarding mais tranquilo e eficaz
Agora que você já está familiarizado com a importância do processo de onboarding e dos principais erros cometidos, é hora de conferir algumas dicas que separamos.
Com elas, você vai ficar mais próximo de um onboarding bem sucedido e eficiente para líder, colaborador e RH.
1 – Planeje o processo antes do início
Antes mesmo do novo colaborador iniciar, é importante que a empresa planeje cuidadosamente o processo de onboarding.
Isso envolve definir:
- Cronograma de onboarding;
- O que cada pessoa envolvida no processo deve esperar do onboarding;
- Com que conhecimentos o novo colaborador deve sair após o processo.
Ainda assim, também é importante ter em mente que esse processo deve ser fluido e flexível, já que se trata principalmente da interação entre líder e novo liderado, pessoas que ainda estão se conhecendo.
Se a liderança ainda não tem um processo de onboarding estruturado, confira nossos templates para reuniões one-on-one poderosas.
Assim, do onboarding até a volta de férias, a liderança tem modelos de reuniões e perguntas para cada contexto. Confira aqui:
2 – Dê espaço para contribuições do colaborador
Você viu no último item que o processo de onboarding também pode ser entendido como a interação entre líder e liderado.
Com interação, é preciso compreender uma relação de troca saudável, e que não necessariamente é sempre verticalizada.
Embora o líder deva passar muitos conhecimentos novos e o colaborador deva assimilá-los, o novo colaborador também pode somar ao processo com seus insights e novas visões.
Assim, é essencial que líderes saibam dar espaço para esse tipo de feedback construtivo, o que também facilita na otimização do processo de onboarding em novas oportunidades.
3 – Permita que o onboarding leve o tempo necessário
Por se tratar de um momento em que líderes ou outras figuras de confiança na empresa precisam separar um tempo para o processo de onboarding, muitas empresas evitam que o processo se arraste por muito tempo.
Embora não haja motivos para estender o onboarding indefinidamente, o cenário contrário, em que o onboarding é extremamente curto, também não é ideal.
Não há um número de horas ou dias ideal e, por isso, um checklist ou lista de tarefas pode ser interessante para entender quando é hora de concluir.
Antes de encerrar o processo de onboarding, a liderança deve ser capaz de responder positivamente a perguntas como:
- O novo colaborador compreende bem sua função?
- O novo colaborador conhece os membros da equipe e sabe interagir ou pedir auxílio às pessoas corretas?
- O novo colaborador assimilou bem a cultura e os principais rituais da empresa?
- Os meios de comunicação usados pela empresa já estão disponíveis para o novo colaborador e ele sabe utilizá-los?
4 – Facilite o entrosamento com membros da equipe
Embora líderes diretos sejam os principais responsáveis pelo processo de onboarding, nada impede que o colaborador tenha contato com outros membros da equipe e até de outros times mais próximos.
Assim, é possível promover atividades e eventos que facilitem a interação e o desenvolvimento de relações interpessoais. Essa integração fortalece a cultura organizacional e contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso, principalmente no formato remoto.
Leia também: Onboarding remoto: descubra o que é e como funciona
Além de atividades formais, como reuniões de equipe e apresentações individuais, é importante incentivar momentos informais de interação, como almoços em grupo ou happy hours.
5 – Termine o onboarding com tarefas
Como você pode imaginar (ou até se lembrar), o processo de onboarding é um momento em que o colaborador precisa assimilar um grande número de informações novas.
Enquanto isso ocorre, ele também já passa a ser responsável por algumas tarefas, principalmente em cargos mais sêniores e de confiança.
Por isso, é importante pensar em estratégias para facilitar a curva de aprendizado, como a introdução de tarefas de fixação.
Por exemplo, se um dos dias do onboarding foi dedicado a apresentação dos colegas de trabalho, uma tarefa interessante é pedir que o novo colaborador entreviste colegas para obter informações específicas sobre a job description e rotina.
Como deixar colaboradores mais confortáveis e alinhados desde o primeiro dia com o TeamGuide?
Nesse texto, você conferiu em mais detalhes o processo de onboarding, que está longe de ser apenas uma apresentação rápida.
Responsável por apresentar a cultura da empresa, assim como os rituais e processos, o onboarding é essencial para engajar colaboradores e estabelecer uma comunicação saudável desde o primeiro dia.
Introduzir e manter essa comunicação saudável é mais fácil com o módulo de reuniões one-on-one do TeamGuide.
Com ele, líderes e liderados ganham uma plataforma completa e intuitiva para se comunicar e tirar o máximo proveito dos dias de onboarding.
Agende reuniões com antecedência, envie notificações antes da reunião começar e avalie o processo depois de terminar, além de documentar tudo em uma única tela.
Com esse e outros módulos do TeamGuide, o processo de onboarding consegue engajar mais novos colaboradores, e acompanhar de perto esse engajamento também é possível com as pesquisas de engajamento da plataforma.
Em um questionário simples e desenvolvido por especialistas, todos os meses novos e antigos colaboradores podem refletir sobre seu engajamento e a liderança pode aproveitar os dados gerados para planejar novos projetos de engajamento.
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