Você aplica quantas desses 6 dicas para uma ótima reunião?

Líder, antes de te responder isso, dá uma olhada nessa história:

“Em uma reunião uma apresentadora já começou com os slides. Todos pegaram o notebook e começaram a ver e-mails. A apresentadora não fazia nenhuma pergunta, apenas mostrava gráficos. Depois de uns 15 minutos, a real organizadora entrou na sala e pediu desculpas pelo atraso. Ela perguntou à apresentadora o que estava fazendo. Ela disse que estava apresentando o novo material de marketing. A organizadora disse que a reunião de marketing era no final do corredor. A apresentadora ficou envergonhada, fechou o computador e saiu. Mas a vergonha para os participantes foi maior, pois ninguém percebeu que ela estava apresentando material de outra reunião. Parece estranho, mas muitas vezes as pessoas nem sabem por que estão nas reuniões.“ 😅

O organizador da reunião deve deixar claro seu objetivo. Todos devem saber por que estão ali. Realizando reuniões eficientes, as pessoas vão prestar atenção e saber contribuir. É possível organizar reuniões eficientes usando a abordagem ALARME:

A: Apresente a pauta antes de começar.
L: Ladrões de tempo estarão na reunião. Fique atento.
A: Acrescente apenas informações relevantes.
R: Repita a pauta no final da reunião.
M: Mantenha a reunião pequena e breve.
E: Estabeleça a data da próxima reunião depois.

Começando com “A”: apresente a pauta antes de começar

A pauta deve ser bem clara. Por exemplo: “Nesta reunião de uma hora vamos falar sobre a instalação do novo servidor.” Imagine se a apresentadora na sala errada tivesse começado dizendo: “Esta reunião é sobre o novo plano de marketing.” Provavelmente ela teria sido corrigida antes de começar. Não suponha que todos saibam por que estão presentes. É mais seguro supor que eles não saibam. Apresentar a pauta também evita distrações. Se alguém fizer uma pergunta fora da pauta, basta dizer que terá prazer em respondê-la fora da reunião.

O “L” representa os ladrões de tempo da reunião

Algumas pessoas não resistem e fazem perguntas fora do assunto. Quando alguém falar da compra de servidores, eles vão dizer: “Deveríamos discutir a racionalização das compras de equipamentos.” Eles vão começar uma nova reunião dentro da sua. A única forma de evitar isso é dizer que as ideias estão fora da pauta e isso pode ser discutido depois. Caso permita que roubem tempo de sua reunião, você terá reputação de alguém que não faz reuniões úteis.

O segundo “A” significa acrescentar informações relevantes

É normal que assuntos diversos apareçam na reunião e isso não é sempre um problema, mas é importante ver se isso não está ocupando o espaço de temas mais relevantes nas agendas de todo mundo. Ninguém deve falar a menos que esteja adicionando informações. Às vezes sentimos vontade de dizer que concordamos com algo, interrompemos com: “sim, concordo.” Quando alguém demorar muito concordando, você precisa seguir adiante, dizendo algo como: “Fulano concorda com essa abordagem, então vamos falar do impacto no cronograma.”

O “R” significa repetir a pauta no fim da reunião, comparando o planejado ao realizado

Principalmente se você não tem muita experiência organizando reuniões, isso é importante para melhorá-las. Se os participantes tomarem tempo concordando ou desviando do assunto, você ainda pode mostrar como isso afetou a reunião.

O “M” é manter a reunião pequena e breve

Às vezes, as pessoas vão a uma reunião para conhecê-la. Quando percebem que não deveriam estar ali, começam fazem outra coisa. Sempre organize quem convidar, garantindo que somente as pessoas necessárias estejam presentes. Além disso, se a pauta foi concluída, encerre a reunião imediatamente. Não há motivo para continuar se a pauta foi totalmente discutida.

O “E” significa estabelecer a data da próxima reunião

Você pode tanto agendar no final da reunião, caso seja possível fazer isso de forma breve, ou agendar depois por e-mail. Ter conhecimento da agenda de seus colegas é uma boa forma de mostrar que valoriza o tempo deles.

Se usar a abordagem ALARME, você poderá otimizar esses momentos e ser reconhecido por isso. As pessoas estarão preparadas e você terá reuniões mais assertivas. 😁